Vous souhaitez aménager des locaux professionnels et vous documenter sur le sujet avant de vous lancer dans ce projet intense ?

Bienvenue dans notre dossier sur l’aménagement de bureau !

A travers ce guide, vous en apprendrez plus sur la méthode à appliquer pour réussir l’agencement de votre environnement de travail et repartirez avec des dizaines d’idées d’aménagement et de décoration à implémenter dans vos locaux.

C’est parti !

L’aménagement de bureau, qu’est-ce que c’est concrètement ?

L’aménagement de bureau s’est tellement transformé depuis une dizaine d’années qu’il mérite bien une définition.

Auparavant cantonné à l’ameublement d’un espace tertiaire (fauteuil de bureau, chaise de réunion, plateau de bureau et table de réunion principalement), il est aujourd’hui multidisciplinaire et ultra-stratégique pour les employeurs qui souhaitent attirer et fidéliser leurs collaborateurs. 

Aujourd’hui, un aménagement d’un local professionnel comprend :

• la création des plans (appelé “space-planning”) en 2D et 3D des espaces et sous-espaces,
• l’optimisation de la surface de travail,
• les travaux (notamment la peinture, les plafonds, les sols, l’électricité, la plomberie) pour rénover et magnifier le lieu,
• le choix du mobilier de bureau (des centaines de marques de mobilier de bureau sont aujourd’hui disponibles),
• la décoration et la personnalisation des bureaux pour être en accord avec les valeurs et la culture de l’entreprise.

Il peut aussi comprendre de nouvelles prestations telles que :

• la conduite du changement si l’entreprise décide par exemple de mettre en place une nouvelle organisation de travail comme le Flex Office (bureaux non attribués),
• le team-building si l’on décide de co-créer avec les collaborateurs, le nouvel espace de travail. On appelle cela l’aménagement de bureau participatif ou collaboratif,
• la recherche du lieu.

Comment se déroule un aménagement de bureau ?

On peut aménager ses locaux de 2 façons différentes : seul (en interne) ou avec un professionnel.

L’aménagement de bureau réalisé en interne est tout à fait possible pour les petites entreprises. En effet, le nombre de postes de travail et la surface à aménager sont souvent limités, ce qui facilite l’exécution de ce projet sans architecte d’intérieur ou aménageur d’espaces.

A contrario, dès que le projet commence à dépasser les 20 postes de travail à aménager, il est recommandé de travailler avec un professionnel, qui aura l’expérience de ce type de travaux, mais aussi la connaissance des règles de sécurité et des normes demandées par l’inspection du travail, ou la médecine du travail. 

A quoi sert l’aménagement de bureau ?

Cantonné à un rôle terre-à-terre et matériel avant les années 2010, l’aménagement de bureau est considéré aujourd’hui comme un levier stratégique de performance d’une entreprise.

Avoir des bureaux dans lesquels on se sent bien, permet en effet de mieux recruter et de réduire le turn-over de ses équipes, d’améliorer la productivité de ses collaborateurs et enfin de faire bonne impression auprès de ses clients et partenaires potentiels.  

Attirer les talents

La qualité des locaux d’une entreprise est un des critères de choix d’un poste d’un potentiel collaborateur. 

C’est pour cela que des entreprises comme Google, Apple, Facebook ou Microsoft déploient autant de budget pour aménager leurs bureaux et proposer toujours plus de services comme l’accès à des restaurants, à un pressing, à des salles de jeux, etc… directement sur leur lieu de travail.

Le saviez-vous ? Airbnb aurait dépensé environ un tiers de sa levée de fonds pour aménager ses locaux !

Conserver les collaborateurs

Avoir des bureaux personnalisés, qui transcrivent bien les valeurs de l’entreprise et qui sont plaisants permettent de développer un véritable sentiment d’appartenance à une entreprise. 

Cela permet de retenir les talents sur des durées plus longues.

Et quand on sait qu’un recrutement raté coûte en moyenne 40 000 euros à une entreprise, on se dit que maximiser ses chances qu’il réussisse, n’est pas une mauvaise idée !

Améliorer la productivité et la créativité

Saviez-vous que Steve Jobs s’occupait personnellement de l’aménagement des locaux de Apple ? 

Il considérait que cet aspect de son entreprise était stratégique. En effet, il souhaitait mettre en place un environnement de travail qui allait encourager la créativité, les rencontres informelles pour booster l’innovation et la productivité de ses collaborateurs.

On l’oublie souvent mais un bureau doit être pensé pour améliorer la performance des équipes. 

Pour ses clients & partenaires

Faire bonne impression est un des facteurs de déclenchement d’une vente. 

Avoir des bureaux magnifiques permet donc de développer aussi de bonnes relations commerciales avec ses clients et partenaires, potentiellement faire parler de soi dans la presse.

L’aménagement d’un bureau est donc devenu un élément stratégique et fait partie des solutions pour faire croitre une organisation.

Combien coûte un aménagement de bureau ?

Question vaste et difficile !

Le prix d’un aménagement de bureau dépend grandement de la surface à aménager, de sa localisation géographique, de l’état d’origine des bureaux professionnels et du niveau de qualité que l’on souhaite donner à ses locaux.

On dit souvent qu’une rénovation d’un espace de travail coûte 300 à 1000 euros HT le m2. Il faut compter aussi entre 200 et 400 euros HT pour un bureau partagé de 2 personnes, et de 150 à 1000 euros HT pour une chaise ergonomique de bureau. 

Un architecte d’intérieur, de son côté, peut vous demander 8 à 12% de l’ensemble des dépenses d’un projet pour son accompagnement. 

Comment aménager un espace de travail : la Checklist 

1ère étape : le recueil des besoins 

Que ce soit seul ou à l’aide d’un conseil, il va falloir passer par un audit interne de vos besoins actuels et futurs dans le but de concevoir un espace qui répondra à vos problématiques.

Il va falloir par exemple connaître :

• le nombre de collaborateurs actuels, et celui prévu dans les prochaines années,
• les habitudes des collaborateurs : travail en présentiel, 100% en télétravail, en format de travail hybride, etc…,
• les problèmes des lieux actuels,
• le mode d’organisation choisi : bureaux cloisonnées, open space, flex office, etc…
• les objectifs fixés avec le nouveau lieu
• les points faibles et les points forts de vos nouveaux bureaux
• comment se déroule la communication entre les services de votre entreprise

L’ensemble de ces informations vous permettra de dresser un document de cadrage complet à adresser à un professionnel de l’aménagement (si vous faites le choix de travailler avec un conseil) ou à adresser à votre équipe projet et direction si vous vous occupez de ce chantier en interne. 

Énumérer les types d’espaces dont vous avez besoin 

Grâce au document de cadrage, vous allez pouvoir commencer à créer votre espace en choisissant le type d’espace dont vous aurez besoin, ainsi que les quantités associées.

Entrée des locaux

L’entrée des locaux est le premier lieu que vos visiteurs et futurs collaborateurs verront lorsqu’ils vous rendront visite. Il est donc important de bien le travailler.

Certaines entreprises reçoivent plus de visites que d’autres, et ont besoin de faire une excellente impression (par rapport à leurs concurrentes par exemple) – dans ce cas, il faudra redoubler d’attention pour concevoir ce lieu.

Sachez cependant que la norme est d’installer une banque ou bureau d’accueil, un coin d’attente cosy pour les visiteurs, potentiellement un accès rapide à des toilettes.

Dans certains aménagements, on prévoit aussi de grandes de travail à la manière d’un espace de coworking pour que les collaborateurs d’autres filiales du groupe puissent travailler. 

Espace de travail : open space ou bureaux cloisonnés

En fonction de vos contraintes et de votre organisation, vous serez probablement amené à choisir d’implanter des open spaces ou des bureaux cloisonnés pour positionner les postes de travail de vos collaborateurs.

L’aménagement en open space est aujourd’hui assez plébiscité puisqu’il permet de réduire drastiquement les coûts d’une implantation de bureau (plus besoin de faire des travaux de cloisonnement par exemple).

Les bureaux cloisonnés sont en chute libre. Ils sont tout de même conservés pour la plupart des fonctions de direction, ressources humaines et financières par souci de confidentialité (avec le rangement associé). 

On voit également apparaître des plateaux de bureau dédiés aux personnes nomades de l’entreprise (commerciaux mobiles, salariés d’autres filiales, télétravailleurs), certes moins confortables mais permettant d’accueillir plus de mondes dans le même nombre de mètres carré.

Niveau mobilier, on optera pour des bureaux bench open space pour 4 personnes ou des bureaux réglables en hauteur électrique.

Salle de réunion

Il existe plusieurs types de salles de réunion :

• les box one to one pour faire des entreprises ou des points rapides à 2 (qui peuvent être remplacées par des phonebox 2 places)
• les espaces pour 4 ou 5 personnes, parfaits pour des points équipes
• les grandes salles de réunion pour accueillir les directeurs ou les actionnaires par exemple (mais que l’on équipe de plus en plus de mur mobile ou cloison mobile dans le but de les rendre plus modulaire)

Les espaces de réunion restent clé dans les organisations. Ne pas en avoir assez est souvent vécu comme un point de douleur par les employés. 

Côté aménagement, on les conçoit régulièrement avec des parois vitrées pour laisser entrer la lumière naturelle mais aussi pour montrer la transparence des entreprises. 

Vous pourrez en savoir plus en consultant notre article sur l’aménagement d’une salle de réunion.

Restaurant / Cafétéria

Toutes les entreprises n’ont pas la chance de posséder un restaurant d’entreprise sur place. 

Cependant, la majorité peut proposer un coin cafétéria à ses collaborateurs. 

Aujourd’hui, ces espaces qui sont utilisés seulement les midis, sont repensés pour être transformés en salle de réunion le matin et l’après-midi. On y ajoute par exemple des écrans pour pouvoir partager ses écrans et des alcôves acoustiques pour se retrouver entre équipe. 

Nous avons récemment rédiger un guide pour aménager un restaurant d’entreprise.

Salle de créativité / collaboratif

Dans le but de rester toujours plus compétitives, les budgets Innovation des entreprises ont grandement augmenté ces dernières années. On voit apparaître de nouvelles méthodes comme le Design Thinking ou l’agilité qui s’organisent autour d’ateliers.

D’où le besoin en salle de créativité et en espaces collaboratifs dans les locaux professionnels. 

Ces lieux, colorés et équipés en matériel de création, sont souvent aménagés avec des tables et chaises modulables, des tableaux blancs, des murs d’expression. On les utilise de façon polyvalente. 

A noter que certaines entreprises peuvent aussi avoir besoin d’espace pour former leurs employés ou des personnes externes. Pour mieux comprendre comment aménager ce type d’espace, n’hésitez pas à lire notre article sur la salle de formation.

Espace de détente 

Les espaces de détente permettent aux collaborateurs de faire des pauses tout au long de la journée. Ce lieu est devenu central en entreprise. 

On peut ajouter un espace de jeu. Attention aux bruits car entendre jouer des personnes au ping pong toute la journée, ça peut être embêtant. 

Vous pouvez en savoir plus sur l’aménagement d’un espace de détente via notre article et celui sur l’aménagement d’une salle de sieste.

Zone informelle

Les zones informelles sont des espaces où l’on peut discuter de façon informelle. Certains couloirs ou recoins peuvent avoir ce rôle si l’on installe des alcôves ou du mobilier spécialisé. 

On peut aussi installer des alcôves par exemple pour donner cette ambiance.

Choisir son ambiance : 9 idées d’aménagement de bureau

Aménagement de bureau style scandinave

Très populaire dans les années 2020, l’aménagement de bureau scandinave met en avant les matières naturelles telles que le bois et la pierre, tout en jouant sur des couleurs claires et sur le blanc.

Ce sont des espaces épurés, assez minimalistes, que l’on peut considérer comme authentiques. On va plutôt miser sur le pratique dans ce genre d’aménagement.

Aménagement de bureau start-up

Particulièrement apprécié à partir de l’année 2015 en France, l’aménagement de bureau à l’ambiance start-up est toujours aussi plébiscité par les entreprises en croissance. 

Cette ambiance s’inspire largement des bureaux de l’entreprise Google, pionnière dans ce type d’organisation de l’espace. On peut y retrouver des toboggans, des salles de jeu, des espaces de brainstorming / créativité – tout en mettant beaucoup de couleurs, des posters et des stickers inspirants aux murs.

Aménagement de bureau comme à la maison

Popularisé par certaines entreprises du numérique, l’aménagement de bureau comme à la maison fait sens.

On va utiliser des canapés confortables, des tapis reprenant les codes de la maison, des petites lampes de chevet, de la lumière indirecte et proposer des fruits en libre service par exemple.

Aménagement de bureau industriel

L’espace de bureau ambiance industrielle joue sur les notes brutes comme les plafonds avec canalisation et chemins de câbles apparents, du sol en béton, du mobilier de bureau en métal. 

Le but est de ressembler à un grand entrepôt ou à une usine que l’on aurait réaménager pour en faire un lieu vivant et agréable à vivre. 

Aménagement de bureau japandi

Fusion entre le style japonisant et le style scandinave, l’aménagement de bureau Japandi est une des tendances de l’année 2021.

Le but est de combiner le zen que procure le style Japon et les matériaux naturels bois clair du style scandinave. 

Aménagement de bureau rétro / vintage

Moins en vogue, l’aménagement de bureau rétro est tout de même utilisé quelques fois dans des espaces bien particuliers.

On pourra penser à une salle de réunion au style vintage, ou à la déco d’un espace de pause dans ce genre. 

Aménagement de bureau recyclé

C’est une tendance émergente encore très confidentielle. Poussées par les employés de plus en plus engagés, certaines entreprises, souvent à mission, souhaitent aménager leurs locaux professionnels en créant le moins de déchets possibles. 

Dans ce type d’aménagement, on privilégie la réutilisation du mobilier avec l’upcycling, le moins d’aménagement possible pour pouvoir réduire sa consommation de déchets, 

Aménagement de bureau style design / haut de gamme

Un style d’aménagement qui conviendra parfaitement aux professions libérales comme les notaires, les avocats, les huissiers, les médecins. 

Des holdings financières, des courtiers en assurances ou des gestionnaires de patrimoine pourraient également être intéressés. 

Aménagement de bureau art

Utilisé plutôt dans les bureaux de direction ou dans les bureaux des professions libérales, l’aménagement d’un bureau basé sur l’art est assez confidentiel.

Des entreprises comme Veepee l’utilisent grandement en le combinant avec d’autres styles (industriel notamment).

Pour vous tenir à jour, vous pouvez aussi suivre les tendances du moment de l’aménagement des bureaux.

Concevoir ses locaux en faisant ses plans

Nous arrivons à l’étape dans laquelle vous devez prendre toutes les informations récoltées pour créer un tout cohérent sur un plan. On appelle cela le space-planning.

Si vous passez par un architecte de bureau ou un aménageur de bureau avec des dessinateurs intégrés, vous pourrez rebondir sur les propositions de ces derniers.

Au menu des réjouissances :

• la bonne communication entre les services : par exemple, ne pas mettre trop loin les services marketing et commercial s’ils ont vocation à beaucoup communiquer
• la suppression des nuisances : un service qui a besoin de se concentrer ne devra pas être positionné à l’entrée ou à côté des collaborateurs qui prospectent toute la journée au téléphone
• la position des toilettes, de l’imprimante et des poubelles de tri
• la prise en compte de l’acoustique et donc la réduction du bruit
• le respect des règles de la médecine du travail, des normes, etc.. (notamment le recul nécessaire pour chaque collaborateur)
• ne pas oublier les rangements nécessaires à chaque service (même si on tend à avoir moins de papiers et d’affaires dans les locaux professionnels depuis quelques années)
• pourquoi pas, l’utilisation de techniques d’aménagement très populaires comme le Feng Shui pour bien disposer chaque collaborateur.

Faire valider ses plans par un professionnel est tout de même recommandé pour éviter les erreurs et devoir réaménager certains espaces lorsque vos collaborateurs seront déjà installés.

Consulter les entreprises de travaux si votre espace doit être rénové

Il est rare qu’un local professionnel soit parfaitement adapté à une entreprise. 

Il faut souvent déplacer, ajouter ou supprimer des cloisons, revoir l’organisation des prises électriques, des entrées / sorties réseaux, repeindre les murs, changer quelques dalles de moquette, ou bien encore refaire le plafond.

Nous vous conseillons de faire réaliser ces travaux par des entreprises spécialisées qui connaissent les contraintes du milieu professionnel. 

N’hésitez pas à faire venir 3 entreprises pour pouvoir comparer les prix, le niveau des prestations et le “fit” que vous aurez avec votre interlocuteur. 

Visiter les showrooms des fabricants / distributeurs de mobilier de bureau ou sur le web

Pour compléter cet aménagement, vous aurez probablement à acheter du mobilier de bureau professionnel comme des bureaux partagés pour openspace, des bureaux réglables en hauteur, des tables de réunion, un fauteuil de direction, des chaises ergonomiques ou bien encore des manges-debout.

Pour ce faire, vous avez deux options :

• visiter les showrooms mobilier des fabricants (souvent disponibles dans les grandes villes) dans lesquels vous pourrez toucher leurs meubles phare
• faire son choix sur les boutiques e-commerce dédiées au mobilier de bureau (comme Kollori)

La première option est indispensable si vous vous occupez d’un aménagement de plus de 50 postes de travail. 

La seconde option permet d’aller plus vite et est de plus en plus plébiscitée depuis la crise sanitaire actuelle. 

Penser à la décoration / personnalisation des bureaux

Considérée avant comme une cerise sur le gâteau, la déco de bureau est aujourd’hui indispensable pour créer une véritable ambiance dans les locaux. 

Au menu, on va penser à :

• la vitrophanie, c’est à dire la décoration des parois vitrées avec des adhésifs
• les logos en PVC / stickers / végétal ou en bois
• la peinture au mur
• les affiches 
• etc…

Dans cet article, on vous donne 50 idées pour décorer vos bureaux.

Réfléchir à l’éclairage de ses locaux

Lumière indirecte, directe, LED, lampe de bureau, lumière naturelle ? Il va falloir prendre des décisions pour l’éclairage de vos locaux professionnels. 

Signer les devis et passer les commandes

Même si vous réalisez votre aménagement de locaux professionnels seuls, vous serez obligés de signer des devis pour du mobilier de bureau, quelques prestations de travaux ou bien encore du matériel comme une machine à café professionnelle.

Organisez-vous avec un fichier excel ou Google Sheet pour savoir exactement où en sont les signatures, reporter tous les montants, les délais de livraison associés, le contact principal chez le fournisseur, etc…

Ce sera l’occasion d’avoir un tableau de bord complet.

Vous pouvez aussi télécharger notre document de travail directement en cliquant ici. 

Suivre l’avancement des travaux & le chantier

Là encore, c’est une étape que vous pouvez réaliser seul… mais la plupart des personnes qui l’ont fait une fois ne souhaitent plus recommencer !

C’est en effet un véritable métier d’organiser les corps de métiers différents, de contrôler que le travail est bien fait (surtout si l’on n’est pas du métier) et de cadencer les compagnons. 

Un conseil : faites-vous accompagner sur cette partie au risque de vous faire perdre des semaines dans votre travail quotidien. 

Dernière étape : prévoir son déménagement 

C’est la dernière étape de ce dossier mais il faudrait normalement la commencer en premier !

Un déménagement d’entreprise se prépare bien en amont. En effet, entre les problématiques contractuelles (les fameux baux 3/6/9, les assurances), matérielles (informatique, mobilier de bureau, équipement cuisine, etc…) et le transport – il y a de quoi faire !

Il existe des consultants spécialisés dans ce domaine qui vous aident à vous organiser. Sinon, cela sera à vous de vous y coller !

Il faudra donc demander des devis à des déménageurs spécialisés, les comparer et choisir celui qui vous paraît le meilleur. 

Suivez notre guide sur comment (bien) préparer son déménagement d’entreprise.

Alors prêt(e) pour cette nouvelle aventure ?

Vous l’aurez compris, l’aménagement d’un bureau n’est pas une mince affaire.

Ce travail demande une expertise technique, du temps à y consacrer, un fit pour la décoration et aussi une capacité d’organisation personnelle, et pour faire travailler ensemble les interlocuteurs. 

S’informer est essentiel. 

Le blog de Kollori a été conçu dans le but de vous donner toutes les clés pour bien comprendre ces différentes tâches et vous permettre de réaliser (presque seul) cette mission colossale. 

Si vous avez encore des questions, des idées de sujets à traiter ou bien encore besoin d’une aide ponctuelle pour certains points, n’hésitez pas à nous contacter directement via ce formulaire de contact.

Une personne de notre équipe tentera de vous apporter le plus d’aide possible !