Le space planning est un courant novateur, né dans les années 1990, et consistant en la réorganisation et l’aménagement d’un bureau professionnel. Cela peut être lié à un déménagement des locaux d’une entreprise ou à la restructuration souhaitée d’un espace.

Ce phénomène a été pensé à une époque où les entreprises évoluaient constamment : nouveaux business, nombre croissant ou décroissant d’employés… Et depuis, rien ou presque n’a changé : les entreprises conservent ce besoin de vivre avec leur époque.

Elles doivent d’une part adapter leurs locaux à leurs employés – et éventuellement déménager, comme plusieurs dizaines de milliers d’entreprises françaises chaque année – ainsi qu’aux nouveautés technologiques et en matière d’environnement de travail. Une entreprise, bien qu’elle conserve son identité, se réinvente chaque jour et les conseils de véritables experts sont parfois nécessaires pour évoluer dans le bon sens.

Pour vous permettre d’aménager au mieux votre espace, voici donc quelques conseils et astuces pour optimiser votre environnement.

Qu’est-ce que le space planning ?

Définition du space planning

Le space planning est une étape essentielle de l’aménagement des espaces de travail. Il s’agit de dessiner l’organisation spatiale de locaux professionnels sous la forme de plans 2D et / ou 3D. Appelé par certains « l’art de l’équilibre« , il permet de créer des lieux adaptés à la fois pour le travail et le bien-être, des endroits agréables qui stimulent la productivité.

Le space planning est une démarche particulièrement courante dans les entreprises de plus de 20 salariés, car il contribue à préserver le bien-être des collaborateurs et permet d’offrir des espaces de travail en accord avec les valeurs et la culture des entreprises.

L’évolution du space planning depuis sa création

Lors de sa création, dans les années 1990, et jusqu’à très récemment, le but premier du Space Planning était de gagner de la place afin d’installer un plus grand nombre de bureaux dans un espace restreint.

C’est ainsi que les open space ont été créés : décloisonner au maximum les locaux des entreprises afin de rassembler les employés dans un même espace.

L’intérêt de ce rapprochement géographique a bien sûr un intérêt humain puisqu’il permet aux employés de collaborer plus efficacement et d’évoluer plus librement dans l’espace, mais aussi et surtout économique puisque les coûts pour l’entreprise sont moindres (moins de cloisons et de bureaux fermés à installer, moins de mobilier, plus d’employés au mètre carré…).

Aujourd’hui, le but premier du Space Planning n’est pas nécessairement de gagner de la place mais de réaménager les lieux de vie, de créer des nouveaux points de rencontres et d’échange (espaces conviviaux de détente, cafétéria, espaces de jeux, salles de réunions mieux adaptées…).

L’objectif est de repenser l’espace de l’entreprise afin d’y intégrer de nouveaux éléments essentiels à la vie d’aujourd’hui en entreprise.

À quoi sert le space planning ?

Plusieurs objectifs peuvent inciter à solliciter un expert en aménagement d’espace de travail :

• Pour optimiser les locaux en fonction des besoins précis de l’entreprise ;
• Pour améliorer le confort des collaborateurs et, par conséquent, leur bien-être et leur productivité ;
• Pour créer des espaces supplémentaires dans une entreprise : salle de brainstorming, cafétéria, tisanerie, salle de pause…
• Pour retrouver un lieu agréable et convivial après un déménagement.

Les éléments clés d’un bon Space Planning sont :

• Repenser l’identité de l’entreprise (en terme de matériaux, de couleurs, d’espaces, de design, …) avec une conception adaptée à la marque ;
• Améliorer la qualité des espaces de travail et de détente avec un agencement et une implantation bien pensés ;
• Structurer les différents espaces occupés ;
• Repenser les liaisons entre les services pour faciliter les échanges ;
• Adapter l’espace de travail aux nouvelles technologies et nouveautés en matière d’architecture intérieure (phone box…) ;
• Permettre aux collaborateurs de s’impliquer dans un projet commun et d’améliorer leur ergonomie de travail.

Quelles étapes suivre pour un space planning efficace ?

S’intéresser à la législation et contacter un space planner

Avant toute chose, il convient de se pencher sur la législation.

En fonction des entreprises, de leur localisation et des activités exercées, on ne peut pas faire tout et n’importe quoi avec des locaux professionnels.

Une fois le projet de space planning prédéfini, on contacte un space planner. Il doit connaître les locaux et examiner les spécificités techniques, géographiques, logistiques, les aspects réglementaires…

Recueil des besoins

Pour réaménager l’espace, le professionnel va aussi recueillir les besoins de l’entreprise.

Que souhaitent les managers et leurs collaborateurs ? L’espace doit-il être aménagé en tenant compte des liens hiérarchiques ? Faut-il aménager une salle de repos ? Une cafétéria ? Une salle de réunion ou de brainstorming ?

Pour cette étape, il est judicieux de consulter les collaborateurs pour connaître l’ensemble des besoins.

Conception des plans

Ensuite, c’est la phase de conception. Puis des plans et maquettes sont proposés. Après validation, l’aménagement (ou réaménagement) est mis en œuvre et la métamorphose opère.

Avoir recours à un Space Planner plutôt qu’un architecte ou un décorateur d’intérieur est important car il vérifiera en profondeur les possibilités qui s’offrent à vous dans votre espace existant ou dans vos nouveaux locaux (capacité d’accueil, règles de sécurité…).

Ces professionnels s’attacheront également à vérifier l’acoustique, la climatisation, le chauffage, l’éclairage et de nombreux autres éléments afin de les mettre en adéquation avec l’utilisation de vos espaces, de réduire vos coûts et de protéger notre planète.

Lorsque les éléments techniques auront été inspectés, il sera possible d’étudier les plans d’aménagement et la disposition des différents services afin d’améliorer les liaisons entre les différents collaborateurs.

Selon la politique de votre entreprise, vous pourrez installer les différents services sans tenir compte de la hiérarchie – comme c’est le cas aujourd’hui dans de nombreuses start-up et jeunes entreprises – ou au contraire vous attacher à prévoir des espaces bien distincts pour mettre en lumière l’organigramme de votre entreprise.

Les plans d’aménagement de bureau devront également intégrer les espaces d’accueil, salles de détente, d’échanges, de réunions et de restauration. Soyez logiques et cohérents dans votre organisation.

La validation de l’aménagement des bureaux

Après cela, vous pourrez passer à la dernière phase du Space Planning : l’aménagement en tant que tel : cloisonnements éventuels, choix du mobilier de bureau et des couleurs, architecture intérieure… Cette dernière phase sera la plus apparente, il est donc nécessaire de ne pas la négliger.

De plus, c’est une étape importante à travailler en amont avec vos équipes pour ne pas leur imposer un matériel et une disposition qui ne conviendraient pas à leurs habitudes de travail.

En effet, l’un des aspects fondamentaux du Space Planning est l’optimisation – des locaux bien sûr – mais également du temps et du bien-être de vos employés.

Quel professionnel peut faire un space planning ?

Pour une mission space planning réussie, il faut faire appel à un expert en agencement d’espace. Dessinateurs, architectes et autres décorateurs d’intérieur peuvent aménager des espaces professionnels.

Toutefois, avec l’émergence de cette tendance, on voit aussi apparaître de véritables space planners au service des sociétés françaises. Ces professionnels maîtrisent tous les aspects du space planning.

Un space planner possède de solides bases en architecture intérieure, mais il connaît également la réglementation en matière d’aménagement de bâtiment, les normes de sécurité à respecter, les exigences environnementales… Des compétences multiples qui s’avèrent indispensables pour un space planning efficace.