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Qu’est-ce que le space planning pour les bureaux ?

Le Space Planning est un courant novateur, né dans les années 1990, et consistant en la réorganisation et le réaménagement d’un espace de travail. Cela peut être lié à un déménagement des locaux d’une entreprise ou à la restructuration souhaitée d’un espace.

Ce phénomène a été pensé à une époque où les entreprises évoluaient constamment : nouveaux business, nombre croissant ou décroissant d’employés… Et depuis, rien ou presque n’a changé : les entreprises conservent ce besoin de vivre avec leur époque.

Elles doivent d’une part adapter leurs locaux à leurs employés – et éventuellement déménager, comme plusieurs dizaines de milliers d’entreprises françaises chaque année – ainsi qu’aux nouveautés technologiques et en matière d’environnement de travail. Une entreprise, bien qu’elle conserve son identité, se réinvente chaque jour et les conseils de véritables experts sont parfois nécessaires pour évoluer dans le bon sens.

Bureaux de Airbnb CX Hub à Portland / Designer : Bora Architects

Pour vous permettre d’aménager au mieux votre espace, voici donc quelques conseils et astuces pour optimiser votre environnement. Nous parlerons tout d’abord de l’évolution du Space Planning – ce qu’il était lors de sa création et ce qu’il est devenu – avant d’évoquer les différentes étapes à suivre pour un Space Planning efficace pour conclure sur les avantages majeurs de cette organisation interne pour vous et pour vos employés.

#1 – L’évolution du Space Planning depuis sa création

Lors de sa création, dans les années 1990, et jusqu’à très récemment, le but premier du Space Planning était de gagner de la place afin d’installer un plus grand nombre de bureaux dans un espace restreint. C’est ainsi que les open space ont été créés : décloisonner au maximum les locaux des entreprises afin de rassembler les employés dans un même espace.

L’intérêt de ce rapprochement géographique a bien sûr un intérêt humain puisqu’il permet aux employés de collaborer plus efficacement et d’évoluer plus librement dans l’espace, mais aussi et surtout économique puisque les coûts pour l’entreprise sont moindres (moins de cloisons et de bureaux fermés à installer, moins de mobilier, plus d’employés au mètre carré…).

Aujourd’hui, le but premier du Space Planning n’est pas nécessairement de gagner de la place mais de réaménager les lieux de vie, de créer des nouveaux points de rencontres et d’échange (espaces conviviaux de détente, cafétéria, espaces de jeux, salles de réunions mieux adaptées…). Le but est de repenser l’espace de l’entreprise afin d’y intégrer de nouveaux éléments essentiels à la vie d’aujourd’hui en entreprise.

Les éléments clés d’un bon Space Planning en 2017 sont :

  • Repenser l’identité de l’entreprise (en terme de matériaux, de couleurs, d’espaces…)
  • Améliorer la qualité des espaces de travail et de détente
  • Structurer les différents espaces occupés
  • Repenser les liaisons entre les services pour faciliter les échanges
  • Adapter l’espace de travail aux nouvelles technologies et nouveautés en matière d’architecture intérieure (phone box…)
  • Permettre aux salariés de s’impliquer dans un projet commun

#2 – Quelles étapes suivre pour un Space Planning efficace aujourd’hui ?

La première étape – primordiale – est de prendre en compte la législation en vigueur. Avoir recours à un Space Planner plutôt qu’un architecte ou un décorateur d’intérieur est important car il vérifiera en profondeur les possibilités qui s’offrent à vous dans votre espace existant ou dans vos nouveaux locaux (capacité d’accueil, règles de sécurité…).

Il s’attachera également à vérifier l’acoustique, la climatisation, le chauffage, l’éclairage et de nombreux autres éléments afin de les mettre en adéquation avec l’utilisation de vos espaces, de réduire vos coûts et de protéger notre planète.

Les bureaux de Paragon Interserve / Crédit : Resonate Interiors / Philip Durrant

Lorsque les éléments techniques auront été inspectés, il sera possible d’étudier les plans d’aménagement et la disposition des différents services afin d’améliorer les liaisons entre les différents salariés.

Selon la politique de votre entreprise, vous pourrez installer les différents services sans tenir compte de la hiérarchie – comme c’est le cas aujourd’hui dans de nombreuses start-up et jeunes entreprises – ou au contraire vous attacher à prévoir des espaces bien distincts pour mettre en lumière l’organigramme de votre entreprise. Les plans d’aménagement devront également intégrer les espaces d’accueil, de détente, d’échanges, de réunions et de restauration. Soyez logiques et cohérents dans votre organisation.

Après cela, vous pourrez passer à la dernière phase du Space Planning : l’aménagement en tant que tel : cloisonnements éventuels, choix du mobilier et des couleurs, architecture intérieure… Cette dernière phase sera la plus apparente, il est donc nécessaire de ne pas la négliger.

De plus, c’est une étape importante à travailler en amont avec vos employés pour ne pas leur imposer un matériel et une disposition qui ne conviendraient pas à leurs habitudes de travail.

En effet, l’un des aspects fondamentaux du Space Planning est l’optimisation – des locaux bien sûr – mais également du temps et du bien-être de vos employés. Échangez avec eux au sujet de leurs contraintes et de leurs besoins en matière de rangements, de connexion avec les autres services, d’accueil de la clientèle, de sécurité et de confidentialité… Rien ne doit être laissé au hasard.

#3 – Travailler mieux, travailler ensemble

Cette réorganisation de l’espace de travail ne sera pas sans conséquence pour vous et pour vos salariés. Il sera important de ne pas négliger la présentation finale. Pourquoi ne pas proposer une journée portes ouvertes afin de présenter les nouveaux locaux aux salariés ? Vous pouvez également préparer un document d’informations pour annoncer l’aménagement à vos partenaires et éventuellement vos clients, notamment s’ils prévoient de se déplacer dans vos locaux.

Stickers Work Hard Stay Humble par Kollori chez la start-up Holidog

L’optimisation des locaux de travail aura un impact durable et positif sur tous les acteurs de votre entreprise à condition d’être réalisée correctement. Il ne s’agit pas d’un simple déménagement ou de l’ajout ou la suppression de certains éléments de matériel. Le Space Planning est un véritable exercice de style pour faire parler de vous et de l’identité de votre société.

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