Fini la sédentarité et le bureau attitré. Place aux usages nomades et à l’organisation collaborative.

Avec le développement de la digitalisation des entreprises et du télétravail, le flex office, ce nouveau mode d’organisation du travail où les collaborateurs n’ont pas de poste fixe, s’est propagé en entreprise.

Populaire dans les grandes entreprises et les start-ups, et suite à la crise sanitaire du COVID-19 qui a chamboulé toutes les habitudes de travail, le concept de « bureau flexible » apparait comme une évidence !

Après avoir visité des dizaines de locaux tertaires adoptant cette méthode d’organisation, nous avons décidé de vous rédiger un guide complet sur le Flex Office pour mieux comprendre sa définition, ses enjeux, ses avantages, ses limites et comment l’implémenter dans vos locaux à travers des exemples.

Pourquoi les entreprises optent pour le flex office

Les chiffres

Selon une étude récente (*effectuée par la société Regus), plus de 50% des salariés dans le monde déclarent travailler hors du bureau 2,5 jours par semaine ou plus. Un chiffre important qui n’aurait jamais pu être possible il y a 20 ans ! En France, près de 17 % des salariés travaillent à distance au moins une journée par semaine.

A cette tendance, il faut ajouter les déplacements en clientèle, les congés, les arrêts maladies et les réunions. On s’aperçoit alors rapidement que les postes de travail ne sont pas toujours occupés : le taux de vacance moyen d’un poste de travail en France est de 40 % .

Pour répondre à ces changements structurels, de nombreuses entreprises entendent offrir des conditions de travail plus flexibles en termes de temps et d’espace, intégrer le travail à la maison et fournir aux employés de nouveaux outils numériques.

Les raisons

En France, le télétravail connaît un véritable essor. Pourquoi ? Parce qu’il permet aux salariés – dans la conjoncture actuelle – de favoriser la distanciation sociale (le concept du flex office intègre le home office), mais surtout d’avoir des horaires de travail plus souples, tout en gagnant en autonomie.

Résultat, moins de stress, plus d’efficacité et une meilleure articulation de la vie professionnelle et personnelle.

Pour l’entreprise, le télétravail a aussi des avantages ! Il augmente la flexibilité des ressources humaines, réduit l’absentéisme et les retards, et stimule la motivation. Selon une étude récente, l’adoption de cette nouvelle organisation du travail permettrait de diminuer de 5,5 jours par an la durée d’arrêt maladie.

Certaines entreprises françaises ont bien compris l’importance d’intégrer le travail remote directement dans leur culture d’entreprise en transformant partiellement des espaces de travail « non fixes » en « bureaux partagés ».

Ces environnements de travail en « desk sharing » sont souvent des open spaces où les postes de travail ne sont pas attribués. Les salariés s’installent librement en respectant la règle du « clean desk », c’est-à-dire faire place nette à la fin de la journée.

Fini le bureau individuel agrémenté de photos de ses proches ou de petits accessoires en tout genre ! L’idée est que le collectif prime sur l’individuel avec des lieux polymorphes adaptés aux échanges.

Un concept qui vise aussi à lutter contre la “routinite” aiguë, ennemie de la motivation ! Et qui séduit la Génération Y et les millenials, véritables nomades et zappeurs dans l’âme.

Réduction des coûts

Ce concept alternatif aux environnements classiques s’avère une solution idéale pour réduire les coûts.

Il est très pratique pour les organisations dont les employés travaillent en horaires flexibles : le «surplus» vacant des surfaces est distribué dans des zones multifonctionnelles et collaboratives.

Et même si la conception d’un tel bureau peut coûter plus cher qu’un open space classique, cet aménagement de bureau va réduire le nombre de postes de travail et par conséquent, baisser le montant du loyer, notamment dans les villes où les prix au mètre carré s’envolent !

Une entreprise nous avouait par exemple que son passage en flex office lui avait permis d’être rentable pour la première fois depuis des années.

Comment aménager un espace en flex office ?

Généralement, l’espace est divisé en deux zones principales : un espace de travail et un espace subsidiaire.

Le premier prend souvent la forme d’open spaces et de bureaux privés pour certains membres de la direction ou pour certains services nécessitant de la confidentialité (la comptabilité, les ressources humaines, les services juridiques…).

On pourra installer des bureaux standing desk et des bureaux bench pour openspace dans ce lieu.

Autour de cette première zone, on trouve :

• des salles de réunion informelles,
• des espaces détente (machines à café, cuisines),
• des « phone booth» (cabine téléphonique),
• des « meeting box » (cabines acoustiques de réunions),
• des « focus room » (salles de concentration où un salarié peut s’isoler de ces collègues).

Ainsi, chaque salarié peut s’installer à n’importe quel poste en arrivant le matin. Espace zen ou zone propice à la communication, il appartient au collaborateur de choisir l’espace de travail selon ses tâches à effectuer ! C’est une expérience nouvelle pour l’employé.

Il existe même des technologies permettant de trouver un poste de travail vacant facilement. Des petits capteurs sont placés sous les tables et détectent la présence d’un collaborateur qui se serait installé. Ces capteurs, reliés à un système informatique, indiquent donc à la seconde près, les places disponibles dans l’openspace, via des tablettes à l’entrée des locaux ou une application digitale à installer sur son mobile.

Au-delà de l’aspect « rationalisation des espaces », ce type d’organisation de l’espace de travail vise à accélérer la digitalisation des organisations privées et publiques, tout en tenant compte de la dimension environnementale (« paper less » concept) et technologique (applications mobiles qui permettent de trouver une salle de réunion, d’utiliser le covoiturage, etc).

Une véritable philosophie basée sur l’auto-organisation, l’indépendance des professionnels et une approche agile de la création de produits !

Les avantages du flex office

Voici les avantages principaux du flex-office :

• Favoriser la distanciation sociale et les nouveaux modes de travail : le flex office intègre la dimension du télétravail mais aussi le nomadisme au travail, qui permet de s’installer à un poste plus éloigné du passage sans aucunes contraintes.
• Faire des économies : le flex office permet de gagner de la place et donc de baisser les coûts liés à l’immobilier.
• Environnement de travail amélioré : les zones collectives (espace détente, zones d’interactions informelles) améliorent l’environnement de travail et agissent sur le bien-être des salariés.
• Rencontrer d’autres collègues : cette organisation rend les collaborateurs plus ouverts et favorise la communication horizontale. Tous les employés, y compris les cadres supérieurs, travaillent côte à côte et peuvent demander conseil à leurs collègues. Cela ouvre la possibilité de communiquer davantage, d’éviter les formalités, de partager des expériences et d’établir des relations de la confiance mutuelle entre les équipes.
• Atmosphère conviviale et créative : les postes de travail flexibles permettent aux employés de modifier leurs conditions du travail en fonction de leur humeur et des tâches de la journée. En outre, cette organisation stimule le mouvement.
• Télétravail possible : avec l’aide de « clean desk policy » (politique de tables propres) les contributeurs sont organisés et mobiles grâce aux outils managériaux disponibles sur leurs ordinateurs portables et smartphones.
• Image d’entreprise : un effet positif apparaît non seulement vis-à-vis des clients et partenaires, mais également vis-à-vis des employés embauchés.

Les inconvénients du flex office

Mais attention, le bureau nomade peut avoir des conséquences sur les travailleurs :

• Un bureau impersonnel : en changeant de poste chaque matin, il est impossible de territorialiser l’espace de travail. Pour certains salariés, il est alors plus difficile de développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
• Nécessité d’être organisé : lorsque l’on a pas de bureau attiré, il est nécessaire d’organiser son quotidien en amont (réserver un espace de coworking, fixer des lieux de rendez-vous avec les équipes, trouver le bon spot, etc.). On peut utiliser un logiciel de flex office.
• Difficulté à garder le contact : en demandant aux salariés de ne pas avoir de localisation précise dans l’organisation, les personnes qui aiment travailler ensemble, ou qui s’apprécient, ont des difficultés pour se regrouper.

Quid du management en cas d’organisation de ce type ?

Bien plus qu’une réorganisation spatiale, le flex office est une remise en question du management traditionnel !

Il impose un changement de posture des managers vis-à-vis des salariés : c’est l’avènement du management bienveillant où l’on ne doute plus de la capacité du personnel à se responsabiliser et à concilier intelligemment vie personnelle et professionnelle.

Il s’agit de faire confiance. Les gestionnaires prennent meilleur soin des personnes avec lesquelles ils travaillent, tandis que les manageurs ne peinent plus à laisser les employés travailler à distance.

Au bureau flex, on oublie de plus en plus la hiérarchie des statuts…

Bien sûr, cette transition nécessite un véritable accompagnement des managers afin de pouvoir gérer un collègue à distance et éviter l’isolement.

Il est essentiel d’avoir un intranet efficace et de faire des brainstorming réguliers, mais surtout d’être à l’écoute des problématiques de son équipes. La clé d’un flex office réussi ? Conserver un sentiment d’appartenance à l’entreprise !

Désormais, le bureau d’aujourd’hui est un outil de gestion tout aussi efficace que l’édification d’équipes (team-buildings), les cadeaux d’entreprise et les primes annuelles.

Certains employeurs vont même plus loin : salles de massage pour les employés, crèches d’entreprise, espaces de jeu avec tables de ping-pong et billard…

Tout cela a un effet positif sur la culture d’entreprise et la fidélité des collaborateurs, ce qui augmente l’efficacité productive de la société.

Des exemples concrets d’entreprises ayant implémenté le flex office

Adidas France : la marque de sport a utilisé le flex office pour favoriser sa communication interne et les échanges entre les différentes équipes et marques de l’entreprise. En plus de nombreux lieux de coworking et salles de déjeuners créatifs, une salle de sport et un espace Zen ont été créés pour favoriser le bien-être des collaborateurs.

Yandex Russie : lorsque le navigateur de recherche russe a connu une forte croissance, la société a décidé d’organiser les tâches quotidiennes et les bureaux de manière flexible : petites stations de café, salles de réunion calmes, lieux de repos et terrasses aux étages supérieurs offrant une vue imprenable sur la ville.

Philips France : la société a imaginé un bon équilibre entre le confort des salariés et la fonctionnalité des espaces grâce aux principes de desk sharing — 8 places pour 10 employés. Chaque employé possède un casier dans laquelle il peut enfermer à clé ses objets personnels, son ordinateur portable ou des documents importants. Pour l’entreprise, cela représente environ 20% d’économies.

PwC Paris : l’environnement de travail reflète un nouveau mode de management davantage en phase avec les attentes des clients et des collaborateurs du cabinet. Au-delà des échanges interactifs qui sont favorisés, le décloisonnement permet un mode de management plus transversal et linéaire.

AirBnb France : en transformant un immeuble de bureau en loft parisien, Airbnb gagne en crédibilité auprès des utilisateurs de la plateforme collaborative. Appliquant la devise « Belong anywhere », l’entreprise propose à ses employés de grands espaces collaboratifs, modulables et décorés avec goût.

LeBoncoin France : dans cet environnement dynamique, aucun salarié, y compris l’administration, n’a de bureau attitré afin de favoriser l’agilité et la souplesse entre les équipes. L’espace se compose de grands plateaux collectifs, de «bulles» pour s’isoler, de salles de réunions modulables et de deux cantines. Sans oublier la terrasse avec une vue sur tout Paris !

Comment aménager ses bureaux pour intégrer cette méthodologie ?

Le bureau flexible procure des conditions propices à l’interactivité entre des collaborateurs de tous niveaux.

Il amène le salarié à se déplacer, à échanger directement avec ses équipes plutôt qu’à privilégier l’email, chronophage et parfois source d’incompréhensions.

En phase de projet, il permet de faire se rencontrer beaucoup plus facilement et rapidement différents corps de métier, a priori éloignés.

Cependant, l’organisation des postes de chaque employé nécessite d’analyser en amont les habitudes de salariés pour connaître le taux de mutualisation (en moyenne 0,8 poste de travail par collaborateur) !

Il est également primordial de prendre en considération les spécificités liées à certains métiers (secrétaires, assistantes…).

Quant aux équipements, ils doivent être pensés pour faciliter le quotidien des salariés :

• Un équipement technologique de pointe : sans un réseau Wi-Fi à toute épreuve, des connectiques performantes à chaque place et un système de stockage des fichiers, pas de flex office ! C’est l’une des principales conditions pour une réorganisation.
• Un système de réservation de salle de réunion : l’employé doit pouvoir réserver facilement à l’avance un coin confortable avec des équipements nécessaires pour travailler ou organiser une réunion.
• Un cadre permettant la concentration : des modules « focus room» ou des espaces isolés par des cloisons de bureaux doivent être à disposition pour les travaux nécessitant une concentration élevée. Il s’agit généralement de postes permanents dotés d’un téléphone, d’un ordinateur portable, et de systèmes interactifs pour le travail de petits groupes.
• Des zones de travail en équipe : pour favoriser les échanges, des zones ouvertes doivent permettre aux employés de discuter de problèmes communs et de stratégies d’action d’un projet.
• Des cabines téléphoniques et de réunion : contrairement à l’espace ouvert du bureau, ces petites salles isolées doivent permettre de se retrouver avec un client pour des négociations ou passer un appel téléphonique important.

Mais attention, on ne saurait trop conseiller d’effectuer une phase de test avant de modifier l’ensemble de l’organisation et de commencer à déménager les bureaux !

Mieux vaut commencer par un service avant de déployer le flex office auprès de tous les salariés. Cela permet d’avoir du recul, de prendre en considération les points à améliorer et surtout de répondre aux craintes des équipes.

Il est également possible d’opter pour la co-création d’un espace de ce genre avec les équipes pour les engager.

Après le flex office, l’Activity Based Working (ABW) ?

Fortement développé aux Pays-Bas et en Australie, l’ABW reprend les principes du flex office : les locaux offrent aux employés une variété de sous-espaces conçus pour réaliser des tâches spécifiques telles que la formation, la concentration, la collaboration et la socialisation.

Mais cette organisation radicale entend également modifier la façon de travailler ! Elle implique une nouvelle dynamique : c’est l’activité qui détermine le lieu. Ainsi, l’ABW participe à l’instauration d’une vision et d’une stratégie au service de la flexibilité (“new way of working”).

Pour le flex office et l’ABW, l’enjeu est de proposer des bureaux qui soient inspirants. Un moyen de faire preuve de créativité et d’innovation pour attirer les salariés et s’adapter à des marchés toujours plus exigeants !