« On passe au flex office. » La phrase se dit en cinq secondes en comité de direction. La mettre en œuvre prend plutôt six mois, et c’est dans ces six mois que tout se joue : un flex office annoncé avant d’avoir compté qui vient vraiment finit en course aux chaises le mardi matin.

Si vous cherchez la définition, les avantages et les inconvénients, commencez par notre guide complet du flex office. Pour la vie quotidienne du poste partagé (casiers, hygiène, réglages), c’est notre article sur le desk sharing. Ici, on parle du projet : dans quel ordre, avec qui, en combien de temps, et comment savoir trois mois plus tard si ça marche.

Sources : baromètre Parella 2024 (Institut CSA, 510 salariés d’entreprises de 50 salariés et plus, présents au bureau au moins une fois par semaine), relayé par Républik Workplace ; XY Sense, premier trimestre 2026 (capteurs, 9 pays).

Étape 0 : écrire pourquoi vous le faites

Avant le premier comptage, mettez l’objectif noir sur blanc, en une phrase. C’est lui qui fixera le nombre de postes, le budget et le discours aux équipes. Et c’est la première question que posera le CSE.

Le calendrier du projet en 6 mois

Pour une PME de 20 à 150 personnes, comptez environ six mois entre le premier comptage et le lancement général, un peu moins sans travaux, davantage si le CSE mandate un expert. Voici l’enchaînement type :

Mois 1Mois 2Mois 3Mois 4Mois 5Mois 6

1. Mesurer la présence (4 à 6 semaines)

2. Jours d’équipe et scénarios de postes

3. CSE, DUERP (1 à 2 mois de consultation)

4. Pilote sur un service

Mobilier, cabines, casiers, travaux

5-6. Charte d’usage et outil de réservation

Lancement, puis bilan à 3 mois (étape 7)

Étape 1 : mesurer la présence réelle, sans capteurs

Tout le reste en dépend. L’INRS est clair : le taux de partage doit être basé sur le taux de présence « le plus important et non sur un taux de présence moyen », mesuré « sur une durée suffisamment longue » (revue Hygiène & sécurité du travail, décembre 2021). Dans une PME, un tableau et un tour des bureaux à heure fixe suffisent.

La méthode :

1. Quatre à six semaines, hors vacances scolaires et hors semaine de séminaire.
2. Deux passages par jour, vers 11 h et vers 15 h : le pic du matin n’est pas celui de l’après-midi.
3. Un comptage par service, pas pour tout l’étage : c’est lui qui dira qui peut partager.
4. Notez aussi les salles occupées par une seule personne : le signe qu’il manque des cabines.
5. Croisez avec l’existant : badges, planning de télétravail, réservations de salles.

Service (effectif)	Pic mesuré	Postes à prévoir
Commercial (14)	6, le lundi	6 + 1 de marge = 7
Administratif et paie (6)	6, tous les jours	6 attribués
Produit et tech (20)	13, le mardi	13 + 2 de marge = 15
Total (40)		28 postes, soit 12 de moins

Exemple fictif, pour illustrer. Additionner des pics qui ne tombent pas le même jour est volontairement prudent, et l’étape 2 peut vous faire gagner encore quelques postes. La formule détaillée est dans notre calcul au jour de pointe.

Étape 2 : lisser le pic avant d’acheter des bureaux

Les jours d’équipe, excellents pour la cohésion, créent aussi le pic. Si tout le monde choisit le mardi et le jeudi, vous dimensionnez pour le mardi et vous payez des postes vides le vendredi. Les capteurs de XY Sense le montrent à grande échelle : 52 % d’utilisation le mardi, 51 % le mercredi, 30 % le vendredi, au premier trimestre 2026.

En France, un salarié en flex office sur trois n’a aucune organisation pour éviter les pics (Parella 2024). C’est pourtant la décision la moins chère du projet : elle ne coûte pas un meuble.

Attention au mot « imposer ». Les jours de présence relèvent de votre accord ou de votre charte de télétravail (article L1222-9 du Code du travail) : changez-les dans ce cadre, pas par un simple mail. Pour que ces jours donnent envie de venir, voyez nos pistes pour motiver le retour au bureau.

Étape 3 : CSE, DUERP et charte, le calendrier social

C’est l’étape qui fixe le rythme du projet. À caler dans le planning :

• Mettre à jour le DUERP, quelle que soit la taille de l’entreprise, « lors de toute décision d’aménagement important modifiant […] les conditions de travail » (article R4121-2). Pensez TMS, bruit et risques psychosociaux.
• Consulter le CSE dès 50 salariés, sur « tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail » (article L2312-8). Sans accord sur les délais, il est réputé avoir rendu un avis au bout d’un mois, deux s’il fait appel à un expert (article R2312-6). Consultez avant de commander, pas après.
• Soumettre les capteurs ou l’outil de suivi au CSE, là aussi dès 50 salariés : il est consulté « préalablement à la décision de mise en œuvre » sur les techniques « permettant un contrôle de l’activité des salariés » (article L2312-38). Des capteurs qui comptent sans identifier personne passent beaucoup mieux.
• De 11 à 49 salariés, pas de consultation formelle, mais associez la délégation du CSE : c’est elle que les salariés iront voir.

Une charte assortie de sanctions peut suivre la procédure du règlement intérieur : voyez le volet juridique du desk sharing et notre dossier flex office et droit du travail.

Étape 4 : tester sur un service, avec une porte de sortie

Un pilote de six à huit semaines vaut toutes les enquêtes. Choisissez un service représentatif, pas le plus enthousiaste : si le flex office ne marche qu’avec l’équipe qui en rêvait, vous ne l’avez pas testé.

Ce qu’on observe pendant le pilote :

• Les jours où il manque des places, et à quelle heure.
• Les salles de réunion occupées par une seule personne. Quand les espaces pour s’isoler manquent, note l’INRS, on se replie dans les salles, « au détriment de véritables besoins de travaux de groupes ».
• Les « stocks sauvages » : dossiers qui s’empilent, poste officieusement réservé par un sac. L’INRS y voit le signe de besoins d’archivage sous-estimés.

Et gardez la porte ouverte. L’INRS recommande de prévoir des marges pour faire évoluer le projet « en fonction de l’usage réel, voire pouvoir revenir en arrière si cela s’avérait nécessaire ». Dire aux équipes que le retour en arrière est possible rend le test plus honnête. Pour organiser ces retours, piochez dans notre méthode pour aménager vos bureaux de façon participative.

Étape 5 : écrire les règles d’usage

Une charte courte, discutée pendant le pilote. L’INRS prévient que « la mise en place de règles d’usage n’est souvent pas suffisante » si l’aménagement ne suit pas : une règle « pas d’appel au poste » sans cabine ne tiendra pas une semaine.

Les points que votre charte doit trancher :

• Réservation : obligatoire ou non, combien de jours à l’avance, et pour combien de jours d’affilée au maximum.
• Réservations non honorées : un poste réservé et vide à 10 h est libéré. C’est le « check-in » des outils de réservation, qui évite les bureaux fantômes.
• Clean desk : poste vidé chaque soir, affaires au casier. Nos conseils pour faire accepter le clean desk.
• Zones calmes : appels et visios en cabine, conversations au salon.
• Durée des cabines : une heure maximum si elles sont rares, sinon les mêmes s’y installent pour la journée.
• Postes attribués : qui en garde un, et pourquoi (poste aménagé pour raison de santé, confidentialité, accueil). Écrivez-le : ça coupe court aux jalousies.
• Visiteurs, nouveaux arrivants, ménage : qui s’installe où, qui nettoie quoi.

Pour les règles de savoir-vivre qui vont avec, voyez nos règles à suivre en open space.

Étape 6 : choisir l’outil de réservation à sa taille

L’outil suit l’organisation, jamais l’inverse. Quinze personnes n’ont pas besoin d’un logiciel avec plan interactif, et 150 ne tiendront pas longtemps avec un tableur.

Taille	Outil qui suffit	Ce qu’on surveille
Moins de 20 postes	Tableau partagé ou agenda de ressources de votre messagerie	Que chacun joue le jeu
20 à 100 postes	Application dédiée, avec plan et check-in	Intégration à l’agenda, usage sur mobile
Plus de 100 postes	Application et capteurs d’occupation	Consultation du CSE, données anonymes

Pour comparer les solutions, voyez notre sélection de logiciels pour gérer le flex office. Les critères qui comptent vraiment : libération automatique des postes non occupés, réservation des salles au même endroit, export des taux d’occupation (vous en aurez besoin à l’étape 7). Sur les capteurs, voyez nos tendances bureau 2026.

Étape 7 : le bilan à 3 mois

Trois mois après le lancement, on refait le comptage de l’étape 1 et on regarde cinq indicateurs. Les seuils ci-dessous sont nos repères, à adapter à votre situation :

Indicateur	Ça va	On ajuste
Jours « complets » (plus de place libre)	Rares	Plus d’un par semaine
Réservations non honorées	En baisse	Stables ou en hausse
Salles occupées par une personne seule	Exceptionnel	Tous les jours
Stocks sauvages, postes « squattés »	Aucun	Plusieurs
Satisfaction (question simple, une fois par mois)	Stable ou en hausse	En baisse deux mois de suite

Les ajustements les plus fréquents : ajouter des cabines, déplacer un jour d’équipe, rendre un poste attribué à un métier qui en a besoin. Rarement racheter des bureaux. Et si les postes restent vides, c’est peut-être que le bureau ne donne pas envie : voyez le coffee badging.

Les erreurs qui font échouer le projet

Trois autres classiques :

• Annoncer la date avant d’avoir compté. Vous vous privez de la seule donnée qui compte.
• Tout miser sur les postes, rien sur les espaces annexes. Cabines, zone calme et casiers se budgètent aussi : notre budget express en 3 calculs aide à les chiffrer.
• Garder la même acoustique avec plus de monde sur le plateau : voyez comment réduire le bruit en open space.

Questions fréquentes

Comment mettre en place le flex office ?

En sept étapes : fixer l’objectif, mesurer la présence réelle pendant quatre à six semaines, répartir les jours d’équipe pour lisser le pic, consulter le CSE et mettre à jour le DUERP, tester sur un service, écrire les règles d’usage, choisir l’outil, puis faire le bilan à trois mois.

Combien de temps faut-il pour passer au flex office ?

Comptez environ six mois pour une PME, du premier comptage au lancement. La consultation du CSE, quand elle est obligatoire, dure à elle seule un à deux mois, et le pilote six à huit semaines.

Faut-il consulter le CSE pour mettre en place le flex office ?

Dès 50 salariés, oui : c’est un aménagement important qui modifie les conditions de travail (article L2312-8). En dessous, il n’y a pas de consultation formelle, mais le DUERP doit être mis à jour dans tous les cas, et associer la délégation du CSE évite bien des blocages.

Combien de postes pour combien de salariés en flex office ?

Selon l’INRS, le taux de partage se situe généralement entre 0,8 et 0,5 poste par salarié. Mais ne partez pas d’un ratio : partez du pic de présence mesuré, service par service, puis ajoutez une marge et les postes qui restent attribués.

Comment éviter les réservations fantômes ?

Avec un check-in : un poste réservé et inoccupé à une heure donnée (10 h, par exemple) est libéré automatiquement. Écrivez la règle dans la charte pour qu’elle ne surprenne personne.

Six mois pour ne pas se tromper de mardi

Le flex office réussi n’est pas celui qui a le plus beau plan. C’est celui qui a compté avant de dessiner, qui a demandé l’avis des équipes avant de commander, et qui accepte de corriger après trois mois.

—

Envie de recevoir nos prochains guides ? Abonnez-vous à notre newsletter 😉