Vous vous apprêter à former de nouveaux collègues ou professionnels extérieurs à votre entreprise ? Ou vous avez envie de moderniser et adapter votre espace de formation afin qu’il soit plus accueillant et propice à l’apprentissage ? Vous êtes au bon endroit !

Nous vous listons tous les éléments à prendre en compte et à ne pas négliger dans l’organisation de votre salle : du choix du mobilier à la décoration en passant par l’agencement des meubles, le choix du matériel et la lumière à mettre en place.

En bonus, nous vous confierons nos conseils supplémentaires pour faire toute la différence et pour proposer à vos collaborateurs ou à vos stagiaires (si vous êtes un organisme de formation) une expérience unique !

#1 – Commencez par choisir le mobilier

Les meubles que vous choisirez doivent répondre à plusieurs critères pour s’insérer à la perfection dans votre espace de formation. Tout d’abord, ils doivent être confortables : chaises, hauteur des tables et bureaux…

Il s’agit d’un élément essentiel pour un bon apprentissage. De plus, veillez à choisir du mobilier ergonomique, qui se positionnera naturellement dans votre espace.

Plus vos collaborateurs, clients, stagiaires ou employés seront bien installés, plus ils seront attentifs, vifs, intéressés et enthousiastes à l’idée de passer quelques heures ou jours en votre compagnie.

La concentration étant plus élevée, vous pourrez donc être plus efficaces dans votre présentation ou celle du formateur.

De plus, les meubles doivent impérativement être solides. Cela peut sembler évident mais n’oubliez pas que les formations sont des moments de partage, que les déplacements peuvent être nombreux et qu’un grand nombre d’utilisateurs investiront l’espace…

Autant de facteurs qui peuvent – malgré eux – entraîner les protagonistes à quelque peu abîmer le matériel si ce dernier n’était pas solide.

Enfin, pour aller plus loin, nous vous conseillons de choisir du mobilier adaptable afin de moduler l’environnement selon vos envies : roulettes sous les tables et chaises pour les déplacer facilement (attention à la stabilité), tablettes tactiles insérées dans chaque bureau pouvant être utilisées ou mises de côté lorsqu’elles ne sont pas nécessaires…

Gardez à l’esprit que les formations ne posséderont ni le même format ni la même durée, vos meubles doivent pouvoir suivre ces contraintes pour à nouveau, assurer le meilleur confort possible à vos utilisateurs.

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Kollori.com est là pour vous aider. Nous mettons à disposition les meilleurs architectes d’intérieur spécialisés dans l’aménagement tertiaire pour répondre à vos souhaits et besoins. Contactez-nous à bonjour(at)kollori.com.

#2 – Agencez efficacement votre mobilier

Après avoir choisi votre matériel, vous devrez réfléchir à comment l’organiser dans votre espace de formation afin qu’il s’adapte à votre salle et à vos besoins.

Commencez par réfléchir au déroulement de vos formations et définir les souhaits engendrés : à quelle fréquence votre formateur interviendra-t-il ? Quel autre rôle éventuel aura cette salle de formation (espace de réunions, de détente, de conférences…) ? Les participants devront-ils se lever et se déplacer fréquemment ?

Selon vos réponses à ces questions et selon la taille et la forme de l’emplacement souhaitées dans vos locaux, vous pourrez choisir parmi quatre agencements principaux de votre mobilier :

Bureaux de Morgan Randall à Londres – Designer : ME&C Creative

L’agencement en classe

Cette implantation classique est adaptée pour les grands groupes (20 à 30 personnes) et sera parfaitement adaptée pour les formations théoriques présentées sous forme de cours magistral. Les participants devront principalement écouter et poser leurs questions au formateur si besoin. Selon la taille et la largeur de votre salle, pensez à choisir un mobilier plus ou moins modulable : chaise avec tablette rabattable pour écrire ou plus large bureau si l’espace vous le permet.

L’agencement en U

Très pratique, nous vous conseillons de faire ce choix si votre salle accueille également des conférences. Cette organisation favorisera les déplacements, l’interactivité et les échanges entre vos collaborateurs. Le formateur pourra se tenir debout au centre du U, devant un écran ou un tableau blanc par exemple.

Bureaux de PadillaCRT à New York – Designer : Spector Group -Photographe : Garrett Rowland

L’agencement en table de réunion

Proche de l’agencement en U, cette implantation suggère que vous disposiez des bureaux en rectangle ou carré, afin que tous les collaborateurs puissent se voir. Le formateur pourra se trouver au centre de l’un des côtés pour échanger facilement avec tous les participants. Bien entendu, cette disposition sera très pratique si votre salle de formation vous servira également de salle de réunion sur d’autres créneaux horaires. Comme le formateur sera assis, cette solution doit être choisie si ses mouvements sont limités et si son rôle est plus d’animer un débat que de présenter des idées.

L’agencement en îlots

Cette dernière organisation de votre espace favorisera la communication entre les utilisateurs directement. Ce choix est conseillé si vous souhaitez créer une dynamique au sein de divers petits groupes et permettre au formateur de se déplacer librement entre les différents groupes. Cela sera parfait pour des ateliers où les participants devront agir et participer plus qu’écouter. Il est possible d’installer un ou plusieurs îlots.

#3 – Choisissez le matériel à disposition

Saviez-vous que 9 employés sur 10 sont stressés à l’idée d’exposer leurs idées lors d’une présentation ou une réunion à cause du matériel électronique ? Ils ne sont en effet que peu rassurés par la qualité et la performance des outils mis à disposition (écrans, ordinateurs, rétroprojecteurs…).

Pour éviter ce désagrément, choisissez un matériel de qualité et installez des petites notices à disposition des utilisateurs pour les guider à tout moment dans leurs actions.

Crédit : ThirdWay Interiors / Tom Fallon

De plus, pensez à multiplier les éléments électroniques afin d’offrir à vos collaborateurs une roue de secours si la première solution choisie venait à ne pas marcher (rétroprojecteur, écran interactif…).

Pour assurer un confort optimal aux utilisateurs, pensez également à installer des stores ajustables pour adapter la lumière extérieure lors des projections

#4 – Décoration, environnement, lumière… Facteurs clés du bien-être !

Pour l’environnement, choisissez bien entendu une pièce suffisamment grande pour accueillir toutes les personnes à former. Pensez également aux détails thermiques : chauffage en hiver, système de ventilation en été pour encore et toujours assurer un bien-être aux utilisateurs.

La décoration, quant à elle, doit être sobre mais travaillée. Tout un art ! Installez une plante verte à l’entrée, un ou deux tableaux paperboard pour accentuer la créativité de vos employés (attention à ne pas les déconcentrer !), quelques fauteuils et une table basse dans un coin pour accueillir les premiers arrivants…

Les couleurs sont également importantes. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le blanc omniprésent n’est pas forcément une bonne idée car – à terme – il créerait des migraines et manque de chaleur. Choisissez au contraire des couleurs claires ou pastel, pour ne pas agresser visuellement les participants, et limites vous à deux ou trois couleurs tout au plus. Les dégradés et camaïeux de couleurs sont très appréciés pour conférer un esprit à votre espace : teintes bleues pour des formations calmes et sereines, teintes orangées pour développer la créativité…

Enfin, quant à la lumière, celle du jour est à privilégier. Si cela n’est pas possible dans votre espace, privilégiez des lumières se rapprochant de la lumière naturelle et projetée de manière indirecte. Évitez les spots et lumières trop agressives.

#5 – Bonus : tous les petits plus pour vous démarquer

Bureaux de Symantec à Mountain View – Designer : AP+I Design

Car the devil is in the details, voici une liste (non exhaustive) de petits accessoires ou fonctionnalités à ajouter à votre salle de formation pour vous démarquer de vos concurrents et surtout permettre à vos collaborateurs d’apprendre dans les meilleures conditions possibles :

• Des bouteilles d’eau à disposition
• Le code Wi-Fi bien visible (et simple à retenir !) pour les collaborateurs extérieurs
• Une penderie ou un porte manteau pour ranger manteaux et sacs et ainsi ne pas encombrer la pièce
• Des bloc-notes et stylos à disposition sur chaque bureau ou pupitre
• Des papiers et post-it de couleurs pour les brainstormings
• Un ou plusieurs pupitre(s) selon l’agencement choisi
• Des badges pour préciser les prénoms de tous les participants s’ils ne se connaissent pas
• Des multiprises et des chargeurs de téléphone / ordinateur
• Une boîte pour échanger les cartes de visite