15 étapes à suivre pour réussir son déménagement d’entreprise

La vie d’une entreprise, grande ou petite, est jalonnée d’évènements positifs et négatifs, de décisions et de tournants qu’il faut prendre avec assurance. Le virage du déménagement est sans doute le plus délicat à négocier.

Ainsi, et quelque soit le motif (locaux trop petits, charges trop importantes, emplacement inadapté, etc..), le déménagement des locaux d’une entreprise est un événement sensible et qui requiert une préparation soignée s’il on veut en faire une vraie opportunité d’évolution et de croissance.

Plus la taille de l’entreprise est importante, plus le déménagement doit être préparé en amont.

Outre une liste de tâches très impressionnante à accomplir avant le déménagement, il y a aussi le capital humain (vos équipes) qui mérite également d’être pris en considération s’il on veut limiter tout le stress inhérent à l’épreuve du déménagement et certains de ses dommages collatéraux .

Kollori a établi pour vous un planning de toutes les étapes clés à effectuer et vous donne quelques astuces pour changer de locaux en France en toute sérénité sans rien oublier.

Ce que vous allez apprendre dans cet article :

• Les bonnes questions à se poser avant le déménagement
• Des astuces pour communiquer en amont auprès de vos salariés
• Comment trouver un nouveau siège, négocier et signer le bail
• Comment effectuer un bon cahier des charges et trouver un responsable déménagement
• Comparer les devis des déménageurs et faire ses cartons
• Changer son adresse auprès des parties prenantes
• Faire l’inventaire de son parc informatique et le transfert internet
• Choisir son mobilier de bureau et sa décoration
• Rendre son ancien bureau sans problème

Avant de déménager, il faut se poser des questions

La première question que l’on doit se poser est sans aucun doute la raison qui motive le déménagement. C’est aussi une piste importante pour établir le planning de préparation de ce déménagement.

Plus on assume et prend conscience de la véritable motivation de ce déménagement, mieux on peut l’organiser et établir un cahier des charges harmonieux par rapport à ce projet de transfert.

S’il semble assez normal qu’un déménagement vers des locaux plus importants ne se déroulera pas de la même façon qu’un déménagement vers une plus petite surface, il est aussi évident qu’un déménagement motivé par une fusion ne se déroulera pas de la même manière qu’un déménagement motivé par des charges trop élevées.

Chaque déménagement mérite d’être interrogé, sondé pour mieux comprendre en quoi il peut devenir un moteur et une chance d’évolution pour l’entreprise.

Informer et communiquer auprès de ses salariés sur le déménagement

Une fois que la décision est prise et assumée, il est important d’informer au plus vite ses collaborateurs et de communiquer autour de cet évènement au sein de l’entreprise pour que personne ne soit pris au dépourvu et que chacun ait le temps de préparer ce transfert et d’organiser (matériellement et psychologiquement) le déménagement de son service ou de son équipe.

Un déménagement peut vraiment impulser un dynamisme et être un moteur pour toute une entreprise mais il peut aussi être source d’appréhensions et de conflits entre les collaborateurs s’il est mal organisé.

Cette composante humaine est aussi importante que l’aspect logistique dans tout déménagement d’entreprise.

Plusieurs méthodes peuvent être mises en oeuvre pour rassurer et impliquer les collaborateurs dans le déménagement : une visite organisée des nouveaux locaux, une sollicitation par concours d’idées, une communication positive avec les clients de l’entreprise, des enquêtes pour recueillir l’avis de ses collaborateurs, une boîte à suggestions pour les nouveaux bureaux etc..

Ce qui est important, et quelque soit la motivation du déménagement c’est d’en faire un vrai tournant positif et bien accepté de tous.

Respecter le préavis du bail commercial

Pour les locaux que vous occupez actuellement, vous avez signé un bail commercial avec une période de préavis fixe, en général 6 mois à partir du moment où vous avez occupé le local professionnel.

Vous devrez donc prévenir votre bailleur par lettre recommandée ou par acte de huissier dans un délai d’au moins 6 mois avant la date souhaitée pour le transfert de l’entreprise. Cet envoi est un acte décisionnel important car il est de caractère définitif et l’entreprise a jusqu’à ce terme de 6 mois pour organiser son déménagement et rester dans la légalité.

Si vous avez un contrat d’une durée de préavis supérieure à 6 mois, il est aussi important de bien respecter ce contrat afin d’éviter les complications administratives bien inutiles dans cette période déjà mouvementée. Si vous êtes du genre anxieux, vous pouvez aussi vous mettre en recherche du nouveau local avant de résilier le bail mais ne pourrez pas forcément vous engager avant d’avoir résilié le bail précédent.

Si vous n’avez pas signé de bail (sous-location ou contrat de prestation de services), cette étape sera beaucoup plus courte.

Trouver des bureaux adaptés aux nouveaux besoins de l’entreprise

Pour trouver des bureaux plus grands, moins chers ou dans un emplacement stratégique, plusieurs méthodes sont à votre disposition selon votre cas particulier :

• Vous pouvez passer une annonce sur un site spécialisé ou sur un journal spécialisé
• Vous pouvez utiliser les services d’une agence spécialisée
• Vous pouvez faire jouer votre réseau professionnel (un ami entrepreneur quitte ses bureaux par exemple) ou votre entourage
• Vous pouvez parcourir les annonces de baux professionnels dans des journaux
• Vous pouvez effectuer une recherche sur des sites spécialisés comme chez nos amis de Géolocaux (immobilier professionnel géolocalisé)

C’est avant tout la précision et la bonne définition de votre besoin et de vos critères qui vous permettra de mieux cibler les bons supports de communication et d’être plus efficace dans votre recherche.

Si vous hésitez sur un emplacement géographique, n’hésitez pas à interroger vos collaborateurs et vos clients pour avoir leur avis, cela permet parfois d’éviter certains écueils auxquels soi-même on n’avait pas pensé.

L’estimation d’un budget est aussi un élément déterminant surtout dans les villes importantes où certains quartiers peuvent avoir des prix prohibitifs. Sortez donc votre calculette et établissez un budget estimatif !

D’autres éléments comme l’accessibilité, la sécurité ou la configuration peuvent aussi jouer un rôle déterminant pour votre activité et vous permettre d’éliminer et de trier plus rapidement les différentes offres.

Une fois que vous avez une sélection d’une dizaine de lieux possibles, visitez les différents locaux à plusieurs, posez toutes les questions de rigueur et parvenez à une short-list de 3 ou 4 locaux qui répondent le mieux à vos critères. Il sera ainsi plus facile de comparer et de procéder par élimination pour trouver le local idéal et adapté à votre besoin.

La négociation, la signature du bail et les éventuels travaux

Une fois que vous avez choisi le local qui répond le mieux à vos besoins, il va falloir entrer dans une phase de négociation avec le bailleur jusqu’à la signature du bail.

Cette phase de négociation est importante car elle permet de vérifier que les deux parties remplissent bien leurs obligations légales et respectent bien toutes les clauses du contrat.

Certaines parties du contrat ne peuvent être négociées comme la durée du bail (3 ans / 6 ans / 9 ans en règle général), la nécessité d’un état des lieux d’entrée et de sortie, ou la répartition des charges tandis que d’autres peuvent être négociées comme :

• Le loyer
• L’échéance de paiement
• Le dépôt de garantie
• Des clauses d’exclusivité ou de non-concurrence
• Les travaux à effectuer par le locataire (en passant par une rénovation de bureau et par la conception des plans de vos locaux professionnels)
• Le cession du bail
• La résiliation du bail

Une fois la négociation achevée, et les clauses bien validées, c’est le moment de la signature du bail commercial qui marque une étape importante (tant au niveau psychologique que logistique) pour l’entreprise.

C’est à ce moment qu’il faut impérativement communiquer au plus vite à ses collaborateurs. Pas besoin d’organiser une grande fête dans l’entreprise (sauf si ces nouveaux locaux font partie d’une stratégie marketing et communication visuelle) mais il est important de communiquer avec vos équipes pour éviter que les collaborateurs restent dans un entre-deux flou et peu productif.

Enfin, on peut aussi décider d’effectuer des travaux de restructuration ou de mise en conformité avant d’accueillir ses collaborateurs, il faut alors soigneusement planifier ceux-ci pour qu’ils soient bien terminés au moment de l’emménagement des collaborateurs dans le nouveau local.

Le cahier des charges, le calendrier détaillé des opérations

Une fois que le bail est signé, un cap est franchi et il va falloir très concrètement planifier et organiser le déménagement en fonction d’une date précise. Pour ce faire, un cahier des charges minutieux avec un calendrier planning détaillé permet de mieux maîtriser le déroulé du déménagement et d’éviter les oublis et les accidents qui sont source de stress et de mécontentement.

Les délais préconisés pour les différentes tâches sont variables selon la taille de l’entreprise bien entendu mais l’enchaînement des tâches reste sensiblement le même. Une fois l’actuel local en cours de préavis et le nouveau local réservé par contrat, il est effectivement possible de planifier toutes les tâches et d’organiser toutes les activités liées à ce déménagement.

Pour établir un calendrier des opérations efficace, vous pouvez soit élaborer un retro-planning de toutes les tâches en les classant de celle(s) qui nécessite(nt) le délai d’organisation le plus long jusqu’à celle(s-) que vous pouvez effectuer la veille du déménagement par exemple.

Vous pouvez aussi effectuer un classement thématique de vos activités et définir ensuite un planning chronologique pour chaque groupe d’activités : l’administratif, la logistique, l’humain, le déménagement en lui-même etc..Le plus important demeure de bien définir son organisation et surtout de s’y tenir.

Un travail coordonné grâce au responsable déménagement

Afin de bien coordonner toutes les opérations logistiques au niveau de l’entreprise, il est préférable de désigner un responsable du déménagement par service ou par équipe qui sera à la fois un coordinateur et un rapporteur auprès du chef d’entreprise (ou du responsable des opérations).

De cette manière, il sera plus aisée pour cette personne responsable de coordonner l’ensemble des opérations de manière harmonieuse et de bien suivre le déroulé du calendrier des opérations.

Des retards peuvent se produire mais il est important que la personne responsable garde le contrôle de la situation et puisse réajuster et dégager du temps pour un contretemps imprévu. Le fait d’avoir un responsable par équipe permet d’alléger la charge de travail de tous et en même temps de responsabiliser chaque équipe par rapport à ce déménagement.

Comparez les devis de déménageurs

Grâce au cahier des charges et au calendrier des opérations, vous pouvez estimer la charge de travail, planifier toutes vos activités et enfin programmer le jour J.

Une fois que vous avez fixé la date en prévoyant une petite marge pour les éventuels retards, vous allez pouvoir demander des devis pour le transport de vos biens. N’hésitez pas à en demander plusieurs auprès de différentes entreprises de déménagement.

Comparez les prix en tenant compte des différentes options, services et assurances proposées par ces entreprises. N’hésitez pas à les contacter par téléphone en cas de doute sur une question précise.

Une fois que vous avez choisi le prestataire, assurez-vous en bloquant la date et en réservant le véhicule et le cubage nécessaire pour le transport de vos biens. Faites attention au choix du jour et choisissez en fonction de votre trajet et des zones à traverser et de la circulation habituelle.

Si vous déménagez à l’intérieur d’une grande ville, renseignez-vous auprès de la mairie des grands événements populaires pour éviter de planifier votre déménagement au cœur d’un chaos ou d’une foule trop importante. En fonction des options choisies, le déménageur pourra bien sûr s’occuper de toutes ces tâches.

Si vous avez un petit budget et une petite équipe, il est bien sûr possible de réaliser son déménagement de bureau seul en louant un camion adapté et en mobilisant vos salariés !

La préparation et l’étiquetage des cartons

Avant de mettre en cartons, il peut être utile d’effectuer un tri dans ses papiers et dossiers et de se débarrasser de tout ce qui n’est pas nécessaire à la bonne continuation de l’activité.

De même, par rapport au mobilier, un déménagement peut être l’occasion de se débarrasser de meubles non fonctionnels et qui sont devenus obsolètes. Vous pouvez les donner à des associations ou les proposer à vos collaborateurs qui en auraient besoin, cela vous permettra de vous alléger et de déménager plus léger, avec seulement ce dont vous avez vraiment besoin.

Si vous avez des meubles en bon état que vous ne souhaitez pas conserver, n’hésitez pas à les vendre à des petites entreprises ou à passer par le site Adopte un Bureau qui rachète votre mobilier professionnel.

Une fois que ce travail de tri est effectué, commencez par emballer les dossiers, matériels et autres éléments que vous n’utilisez pas au quotidien et à J-7, ne gardez que ce que vous emballerez à la dernière minute le jour précédent le déménagement.

Pensez à identifier clairement vos cartons en y apposant votre nom et le contenu précis du carton pour que les déménageurs puissent dispatcher correctement tous les cartons sans retard le jour du déménagement.

Le changement d’adresse, les formalités et la mise à jour de vos documents professionnels

Dès que vous avez une nouvelle adresse professionnelle, déclarez-la auprès des administrations françaises ainsi qu’à tous vos partenaires, clients et prestataires par simple courrier ou par mail. Mettez également à jour votre site internet.

Progressivement il va aussi falloir modifier l’adresse sur tous vos documents officiels (cartes de visite, brochures, lettres à en-têtes etc…). Vous pouvez profitez de ce déménagement pour revoir le design de votre visuel de communication ou bien au contraire préférer la continuité de forme dans une période déjà bien chargée en changements.

Essayez d’organiser progressivement ce changement en laissant vos stocks actuels de documents s’épuiser naturellement pour assurer une transition sans trop de gâchis et être prêts à imprimer de nouveaux documents dans les semaines qui précèdent le déménagement effectif de vos bureaux. Tout est affaire de synchronisation !

Inventaire du parc informatique et transfert Internet

Le parc informatique et les données Internet constituent bien souvent l’organe stratégique de l’entreprise et celui qu’on va déménager à la dernière minute. C’est la raison pour laquelle, il est recommandé d’en prendre soin et de mettre tout en œuvre pour assurer son transfert en toute sécurité et sans prendre trop de risques.

Au niveau logistique, ce déménagement aura probablement lieu dans les derniers jours qui précèdent l’emménagement pour perturber le moins possible la productivité de l’entreprise.

Commencez par dresser un inventaire précis de tout le matériel informatique, et étiquetez soigneusement les différents appareils pour savoir à quel salarié ou prestataire il appartient. Confiez les déconnexions et reconnexions à des professionnels qualifiés et qui connaissent bien les règles de sécurité pour ne pas perdre de données lors du transfert, notamment pour les serveurs si vous en avez dans votre entreprise.

Assurez-vous avant de déplacer tout votre matériel d’un local vers un autre que le réseau Internet du nouvel espace est bien dimensionné aux besoins de l’entreprise, qu’il fonctionne correctement et qu’il peut assurer la sécurité et la confidentialité de toutes vos données transférées.

L’idéal est une interruption de service informatique n’excédant pas une journée.

Faire le ménage dans ses anciens locaux

Vous devrez attendre que vos locaux soient vides le lendemain du déménagement pour organiser le ménage approfondi de ces locaux et procéder à un état des lieux de sortie efficace.

Vous pouvez bien entendu confier le ménage des locaux à vos employés ménage habituels mais il est préférable de confier cette tâche à des entreprises de nettoyage équipées d’un matériel professionnel performant et qui connaissent bien les normes de restitution d’un local professionnel ainsi que les règles de sécurité.

Cela vous évitera bien des déconvenues et vous permettra de mieux vous concentrer sur la phase d’emménagement.Les entreprises de nettoyage proposent des services très différents qui vont du simple nettoyage aux travaux de bricolage et de remise en état. Là encore, n’hésitez pas à en contacter plusieurs pour comparer les prix.

Choisir son mobilier de bureau 

Un changement de local, cela peut aussi être l’occasion d’optimiser l’aménagement de vos bureaux.

Vous vous êtes débarrassés d’objets et de dossiers inutiles, de meubles obsolètes ou inadaptés, il est temps maintenant d’en trouver d’autres mieux adaptés ou plus pratiques dans la nouvelle configuration de vos bureaux d’entreprises.

Les locaux de Moo.com

Choisissez vos meubles en fonction de vos besoins spécifiques mais n’hésitez pas à changer de style pour impulser un dynamisme supplémentaire à ce déménagement et vitaminer l’environnement de travail de tous vos salariés. N’hésitez pas à consulter notre article dédié au choix du mobilier de bureau professionnel.

Vous pouvez les consulter ou faire appel à un architecte d’intérieur (on peut vous aider sur ce point chez Kollori). Quitter un lieu dans lequel on a passé du temps et auquel on est parfois attaché sera plus simple si le nouvel environnement de travail est séduisant et accueillant.

Bien réussir le jour J : nos conseils

Si vous avez bien respecté le calendrier des opérations, le jour J ne sera qu’une simple formalité, un simple déplacement d’un point A à un point B.

Si les cartons ont bien été étiquetés, les déménageurs n’auront qu’à les dispatcher à l’arrivée selon les indications figurant sur ces cartons. Si vous ne voulez pas perturber l’activité de la société, il est préférable d’organiser le déménagement pendant le week-end ou bien d’y consacrer une soirée et une matinée pour ne pas ralentir ni perturber la bonne marche de l’entreprise.

Enfin, il est conseillé pendant les jours qui suivent le déménagement de mettre en place une cellule d’aide pour résoudre tous les petits soucis post-déménagement comme un téléphone qui ne fonctionne plus, un ordinateur qui ne se connecte pas au réseau ou bien même des cartons qui ne sont pas parvenus à leurs destinataire. Cela permettra de centraliser les dysfonctionnements et de les résoudre plus facilement et plus efficacement.

Sublimer vos locaux avec une décoration vitaminée

Une fois que le transfert des meubles, des dossiers et autres outils indispensables est terminé, il est important d’apporter une petite touche finale à ce déménagement.

De nombreux objets fonctionnels modernes permettent d’ensoleiller vos bureaux et d’apporter du peps à vos nouveaux locaux et pour accueillir dignement vos collaborateurs à la nouvelle adresse. N’hésitez pas à en abuser pour séduire vos employés et leur faire prendre conscience du changement. Pour cette tâche, n’hésitez pas à consulter le catalogue de Kollori.com.

Vos collaborateurs apprécieront tous ces efforts de dynamisme et vous récompenseront par une productivité plus importante, c’est donc un investissement tout à fait intéressant et rentable !

Sachez dans tous les cas que les déménagements d’entreprise sont toujours des étapes importantes et qu’ils auront souvent un impact social.