Lundi, 9 h 30. Votre poste préféré, près de la fenêtre, est déjà pris. Celui d’à côté a un écran qui ne se règle pas, et le fauteuil est resté à la hauteur de son dernier occupant. Bienvenue dans le desk sharing mal organisé. Bien pensé, pourtant, le partage de bureaux libre des mètres carrés, évite des rangées de postes vides les jours de télétravail et peut même rendre les locaux plus agréables.

Toute la différence se joue dans l’organisation. Le desk sharing n’est pas un simple changement de plan : c’est une nouvelle façon de vivre le bureau, avec ses règles, ses équipements et ses obligations. Voici la définition exacte, les bons ratios, l’organisation au quotidien et ce que dit le droit, études et textes à l’appui.

Sources : Conseil d’État, 11 janvier 2024, citant la doctrine immobilière de l’État ; INRS, Hygiène & sécurité du travail n° 265 (2021) ; CBRE, 2026 Global Workplace & Occupancy Insights.

Desk sharing : la définition

Le terme officiel français est partage de bureau, recommandé au Journal officiel depuis 2015 : une « pratique permettant à plusieurs employés d’occuper à tour de rôle tout ou partie d’un même bureau ». Concrètement, les postes ne sont plus attribués nominativement : chacun s’installe là où il y a de la place, ou là où il a réservé. L’INRS ajoute que cette organisation « nécessite la mise en œuvre du clean desk » : on libère entièrement son poste en partant.

Autour du desk sharing gravitent trois termes voisins :

• Hot desking : on s’installe au premier poste libre, sans réserver, selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». C’est l’équivalent anglais retenu par FranceTerme pour « partage de bureau ».
• Desk booking (réservation de bureau) : on réserve son poste à l’avance, sur une application ou un planning.
• Flex office (plateau de bureau flexible) : un espace de travail aménagé pour une pratique généralisée du partage de bureau, généralement peu cloisonné, aux mobiliers et équipements non personnalisés. FranceTerme précise qu’il ne faut pas le confondre avec le bureau partagé, « qui peut trouver place dans n’importe quelle configuration spatiale ».

Autrement dit, deux salariés à temps partiel qui se partagent un bureau fermé font du desk sharing, sans flex office. Pour la stratégie d’ensemble et le vocabulaire complet, voyez notre guide du flex office.

Sources : FranceTerme, partage de bureau (JO du 22 juillet 2015) et plateau de bureau flexible (JO du 29 juin 2024) ; Office québécois de la langue française.

Le desk sharing est-il fait pour vous ?

Le desk sharing répond à un constat simple : quand les équipes télétravaillent, une partie des postes reste vide. Une annexe de la circulaire de l’État sur l’occupation de ses bureaux, examinée par le Conseil d’État en janvier 2024, l’a chiffré : à partir de deux jours de télétravail par semaine, une fois déduites les absences structurelles, un poste est occupé moins de la moitié du temps.

Mais ce n’est pas une raison suffisante. L’INRS le rappelle : toutes les activités ne sont pas adaptées au partage de postes. Ouvrez la situation qui vous ressemble :

Combien de postes pour combien de salariés ?

C’est le taux de partage (ou taux de flex) : le nombre de postes divisé par le nombre de salariés. Selon l’INRS, quand il est inférieur à 1, il se situe généralement entre 0,8 et 0,5, soit de 8 à 5 postes pour 10 salariés. Certains outils l’expriment à l’envers, en salariés par poste : de 1,25 à 2 salariés par poste, c’est la même chose.

Rien n’oblige à appliquer le même ratio partout. Une équipe commerciale souvent en rendez-vous peut partager davantage qu’une équipe présente quatre jours sur cinq : calculez-le service par service, puis additionnez.

La tendance récente est plutôt à la prudence. Dans le panel mondial de grandes entreprises suivi par CBRE, les objectifs se sont nettement assouplis en un an :

Objectif de partage visé	2024	2025
Plus de 1,5 salarié par poste	62 % des entreprises	33 %
De 1,01 à 1,49 salarié par poste	21 %	48 %

Source : CBRE, 2026 Global Workplace & Occupancy Insights, panel de grands clients représentant 28 millions de m² dans le monde. Dans ce panel, aucune entreprise ne vise plus un poste par salarié, 69 % ont plus de 40 % de leurs effectifs en postes partagés, et l’utilisation moyenne des bureaux atteint 53 % en 2025, avec des pics à 80 %.

En France, un exemple rapporté par l’INRS en 2025 : Arkema, qui accorde deux jours de télétravail à ses 1 200 salariés de La Défense, a prévu des postes pour 80 % des effectifs. Son directeur de projet estime que la moyenne tourne autour de 65 % dans les entreprises qui accordent deux jours de télétravail.

Côté budget, les économies sont réelles à condition de rendre des mètres carrés. Selon l’IDET, un environnement de travail coûte 9 966 € par collaborateur en 2024, et l’immobilier concentre 64 % de ce budget. Si la hausse de ce coût immobilier « reste contenue », c’est grâce à « la généralisation du flex-office et à la rationalisation des surfaces », selon l’institut. Si vous partagez les postes sans réduire la surface, vous payez le même loyer pour des bureaux plus vides.

Organiser le partage au quotidien

Un bon desk sharing se reconnaît à ce qu’on n’y pense plus. Chaque matin, chacun doit trouver un poste prêt à l’emploi, sans chercher, sans négocier, sans rien déballer pendant vingt minutes. Cela suppose quatre choses :

• Un système pour éviter les pics. Réservation sur une application, planning d’équipe ou jours de présence fixés par service : peu importe l’outil, pourvu qu’il existe. Dans le baromètre Parella 2024 (510 salariés d’entreprises de 50 salariés et plus, qui viennent au bureau au moins une fois par semaine), 68 % de ceux qui travaillent en flex office bénéficient d’une organisation pour éviter les pics de fréquentation… et 32 % n’en ont aucune.
• Un casier par personne, près des postes, pour laisser ses affaires sans encombrer un bureau. On le retrouve dans les exemples d’entreprises présentés par l’INRS en 2025.
• Des postes identiques et complets : écran, station d’accueil, clavier, souris, prises. Un salarié qui travaille toute la journée sur son portable relève des règles du travail sur écran, rappelle le Code du travail : le poste partagé doit rester un vrai poste.
• La règle du clean desk : on libère entièrement son poste en partant, pour le suivant. Nos conseils pour adopter le clean desk vous aideront à la faire accepter.

Le kit du poste partagé, à vérifier avant le lancement :

• Un écran réglable en hauteur, ou sur bras articulé
• Une station d’accueil universelle ou un câble USB-C unique
• Un clavier et une souris sur chaque poste
• Un fauteuil simple à régler, avec les réglages expliqués sur une fiche
• Des prises accessibles sans se glisser sous le bureau
• Un casier nominatif, fermé, à proximité
• Des lingettes ou un spray désinfectant à disposition
• Un outil ou une règle de réservation connus de tous
• Quelques espaces de repli : cabines, petites salles, zone calme

Hygiène : qui nettoie les postes ?

C’est la question qui fâche, et l’INRS la prend au sérieux : partager dans la même journée un siège, un plan de travail, un clavier, une souris ou un téléphone rend les bureaux « plus à risque de transmission de micro-organismes ».

Qui s’en charge ? Le Code du travail impose que les locaux de travail soient « régulièrement entretenus et nettoyés » (article R4224-18) : c’est à l’employeur de l’organiser, le médecin du travail et le CSE donnant leur avis sur les mesures à prendre. Demander à chacun de passer une lingette sur son clavier en arrivant est une bonne pratique, mais elle complète le ménage, elle ne le remplace pas.

Ergonomie : le piège du poste jamais réglé

C’est le risque le plus sous-estimé. Selon l’INRS, changer souvent de place conduit bien souvent à ne pas utiliser les réglages du plan de travail, du fauteuil et de l’écran. Personne ne prend cinq minutes chaque matin pour régler un poste qu’il quittera le soir. Résultat : un risque de troubles musculosquelettiques « susceptible d’être accentué ».

Trois parades :

• Des équipements faciles à régler : fauteuil à manettes intuitives, bras d’écran qui se déplacent à la main, bureaux réglables électriques à mémoire si vous en avez.
• Une fiche de réglage sur chaque poste : les trois gestes à faire en s’installant (hauteur du siège, hauteur de l’écran, distance).
• Une formation de dix minutes à l’arrivée, pour que chacun connaisse ses propres réglages.

Tous les repères (hauteur d’écran, angle des coudes, distance) sont dans notre guide du bureau ergonomique.

Ce que vivent les salariés

Le desk sharing change plus qu’un plan : il change le rapport de chacun à son lieu de travail. L’INRS pointe plusieurs effets à surveiller :

• La charge cognitive : changer de place, retrouver ses affaires, se réinstaller, tous les jours.
• La charge mentale liée à la disponibilité des postes, quand on ne sait pas si l’on trouvera une place.
• La perte d’un « chez-soi », qui peut générer des risques psychosociaux, surtout si le changement est imposé.
• Le bruit et l’égalité de traitement entre les espaces : tout le monde ne veut pas finir à côté de la machine à café.

Une étude néo-zélandaise menée auprès de 1 000 actifs va dans le même sens : plus les espaces sont partagés, le hot desking étant l’extrême, plus les distractions, la méfiance et les comportements peu coopératifs augmentent, sans amélioration des relations entre collègues, et avec un soutien perçu du manager en baisse (Morrison et Macky, Applied Ergonomics, 2017). Ce n’est pas une fatalité, mais c’est ce qui arrive quand le partage n’est pas accompagné.

Pour aider vos équipes à s’y retrouver, voyez aussi nos règles à suivre en open space et nos conseils pour mettre en place le flex office pas à pas.

Ce que dit le droit du travail

Aucun texte n’interdit le desk sharing, et nous n’avons trouvé aucune décision de justice qui lui soit propre. Mais passer au partage de postes déclenche plusieurs obligations :

1. Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques (DUERP) : il doit l’être « lors de toute décision d’aménagement important modifiant […] les conditions de travail », quelle que soit la taille de l’entreprise (article R4121-2). Un passage au partage de postes qui change les conditions de travail entre en principe dans ce cas.
2. Associer le CSE. Dès 50 salariés, un projet important qui modifie les conditions de travail doit lui être soumis pour consultation (article L2312-8), et il peut se faire assister d’un expert (article L2315-94). De 11 à 49 salariés, le CSE contribue à promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail, et peut présenter des réclamations (article L2312-5).
3. Encadrer la charte. Si votre charte de desk sharing fixe des obligations générales et permanentes, par exemple un clean desk assorti de sanctions, elle relève de l’article L1321-5 : elle est considérée comme une adjonction au règlement intérieur quand il existe, et suit dans tous les cas la même procédure (avis du CSE, communication à l’inspection du travail, entrée en vigueur un mois après les formalités de dépôt et de publicité). Le règlement intérieur est obligatoire dès 50 salariés (article L1311-2).
4. Garder des postes conformes : un siège approprié pour chaque travailleur (article R4225-5), et les règles du travail sur écran, y compris sur ordinateur portable utilisé de façon soutenue.

Sources : Code du travail, articles R4121-2, L2312-8, L2315-94, L2312-5, L1321-5, L1311-2, R4225-5 ; Cour de cassation, chambre sociale, 27 novembre 2024.

Pour aller plus loin, notre article sur le flex office et le droit du travail détaille le cadre juridique.

Les erreurs à éviter

Questions fréquentes

Qu’est-ce que le desk sharing ?

Le desk sharing, ou partage de bureau, est une organisation dans laquelle les salariés n’ont plus de poste attribué : plusieurs personnes occupent à tour de rôle le même bureau, en s’installant sur un poste libre ou en le réservant. Il s’accompagne de la règle du clean desk : on libère son poste en partant.

Quelle différence entre desk sharing et flex office ?

Le desk sharing (partage de bureau) désigne le fait de ne plus attribuer les postes : plusieurs personnes occupent à tour de rôle le même bureau. Le flex office est l’organisation d’ensemble d’un plateau aux espaces variés et non personnalisés. On peut faire du desk sharing sans flex office, par exemple dans des bureaux fermés.

Quelle différence entre desk sharing et hot desking ?

Le hot desking est une forme de desk sharing où l’on s’installe au premier poste libre, sans réserver. FranceTerme en fait d’ailleurs l’équivalent anglais de « partage de bureau ». Avec le desk booking, on réserve son poste à l’avance.

Combien de postes prévoir en desk sharing ?

Selon l’INRS, le taux de partage se situe généralement entre 0,8 et 0,5 poste par salarié. Partez de vos présences réelles les jours de pointe, gardez une marge et prévoyez des espaces de repli (cabines, petites salles).

Faut-il consulter le CSE pour passer au desk sharing ?

Dès 50 salariés, un projet important qui modifie les conditions de travail doit être soumis au CSE, qui peut se faire assister d’un expert. Dans tous les cas, le document unique d’évaluation des risques doit être mis à jour.

Qui doit nettoyer les postes partagés ?

L’employeur : les locaux doivent être régulièrement entretenus et nettoyés (article R4224-18 du Code du travail). Les lingettes à disposition des salariés sont un complément utile, pas un substitut.

Le desk sharing est-il bon pour les salariés ?

Tout dépend de la façon dont il est mis en place. Imposé sans règles ni équipements, il augmente les distractions et la charge mentale. Préparé avec les équipes, avec des postes complets, des casiers et des espaces de repli, il peut être bien vécu, surtout par ceux qui télétravaillent souvent.

Le desk sharing, une affaire d’organisation

On résume : le desk sharing libère de la place quand les équipes télétravaillent, mais il ne fonctionne que si chaque poste est prêt, propre et facile à régler. Un bon ratio, un système de réservation, un casier par personne, un ménage adapté, une charte construite avec le CSE : c’est ce qui fait la différence entre un bureau partagé et un bureau subi.

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