Télétravail, absentéisme, budget limité des petites entreprises… Tous ces facteurs ont poussé à réinventer l’organisation du travail et celle des bureaux.

Dans ce contexte, un nouveau concept a fait son apparition : le desk sharing.

De quoi s’agit-il ? Comment définir précisément le desk sharing ? Quels sont les avantages de cette pratique ? Quels sont les inconvénients ? Découvrez les réponses à toutes ces questions en poursuivant la lecture !

Le desk sharing, une organisation avec des avantages pour les salariés et les entreprises

Une meilleure gestion de l’espace et des coûts

Si le desk sharing est si populaire dans les startups et les jeunes entreprises, c’est parce qu’il réduit considérablement les coûts liés à l’occupation de bureaux et à l’aménagement de locaux.

En effet, lorsque les bureaux sont décloisonnés et partagés, on optimise l’espace par rapport à l’aménagement de bureaux individuels.

De plus, avec ce concept, plus aucun bureau ne reste vide en cas d’absence d’un employé.

Des employés plus créatifs et des entreprises plus performantes

Le fait de changer régulièrement de bureau et d’espace de travail casse la routine et crée un certain dynamisme au sein des entreprises.

Les employés étant en mouvement permanent, ils sont davantage amenés à se rencontrer, à se parler. Il en découle une meilleure communication et une meilleure circulation des informations.

En outre, les échanges informels nourrissent la créativité des salariés.

Pour les entreprises, ces effets positifs du desk sharing sont facteurs de performance et de productivité.

Un management horizontal dans un esprit familial

Lorsque l’on met en place un desk sharing dans son entreprise, tout le monde doit jouer le jeu, la hiérarchie autant que les employés.

Si tous les collaborateurs respectent les mêmes règles, des liens se créent et un esprit de famille naît.

Le desk sharing aide ainsi à développer le sens du partage et l’attachement à une communauté avec, à la clé, plus d’implication et de motivation pour travailler.

Quels sont les inconvénients du desk sharing ?

Une organisation en desk sharing oblige chaque employé à emménager et à déménager régulièrement. Une ou plusieurs fois dans la journée, chacun doit remballer toutes ses petites affaires pour changer de place et s’installer ailleurs. Cela prend du temps et peut se révéler source d’inconfort pour certains.

Pour accélérer ces phases de transition et améliorer le bien-être des employés en desk sharing, on veille à dématérialiser au maximum. Agenda partagé en ligne, logiciel de gestion de projet, CRM… Les outils informatiques sont aujourd’hui nombreux et permettent de réduire le volume de fournitures de bureaux.

Pour faciliter les déménagements d’un bureau à un autre, on équipe ses collaborateurs de caissons sur roulettes.

Et pour permettre à chacun de profiter d’un espace d’intimité et de calme dans la journée, on aménage des zones dédiées (salle de repos, tisanerie…) ou on installe des cabines type phonebox.

En outre, des tensions peuvent surgir parce que plusieurs employés ont décidé de travailler sur le même bureau. Pour éviter ce genre de conflit, on aménage des bureaux tous identiques, avec des tables réglables en hauteur et des chaises ergonomiques également réglables pour que chacun soit confortablement installé.

Par ailleurs, pour assurer le bien-être de tous les salariés, il est important d’établir des règles strictes et de mener des campagnes de sensibilisation. Par exemple, chacun doit nettoyer le bureau qu’il a occupé avant de céder sa place ; si un objet est trouvé sur un bureau, il doit être placé dans une boîte spéciale pour les objets perdus.

Pour faciliter la transition en desk sharing et la réorganisation des entreprises, on peut également utiliser des outils digitaux avec des fonctionnalités spécifiques commela réservation de bureau en ligne et l’élaboration de plannings.