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Comment réussir l’onboarding de vos collaborateurs à distance ?

Première étape d’une aventure professionnelle, l’onboarding est d’une importance capitale pour tout salarié rejoignant une entreprise. Première condition de notre bien-être au travail, c’est au cours de cette période d’intégration que se forge notre première impression, que l’on acquiert nos premiers repères et que l’on amorce la construction de notre place au sein de l’entreprise.

 

Mais avec la crise sanitaire, les confinements successifs et l’avènement du télétravail, ce processus basé sur les interactions sociales a dû faire face à une digitalisation forcée qui l’a contraint à se réinventer et à trouver des alternatives afin de maintenir, à distance, la démarche.

 

Nous vous proposons aujourd’hui d’en apprendre davantage sur le télé-onboarding, mais aussi et surtout de découvrir comment améliorer votre méthodologie pour que celui-ci soit à tous les coups une réussite !

 

L’onboarding, un enjeu majeur de bien-être au travail

 

Premier pas d’une aventure professionnelle au sein d’une entreprise, l’onboarding, ou intégration professionnelle (qui regroupe toutes les pratiques inhérentes à l’accueil et à l’intégration d’un nouveau collaborateur) représente une étape fondamentale de la vie d’un salarié.

 

C’est en effet au cours de ce processus que le nouveau salarié se forge sa première opinion de sa nouvelle entreprise, qu’il commence à prendre ses marques, mais aussi qu’il entame la construction de la place qui sera la sienne au sein de l’organisation, entre managers et collègues.

 

Ainsi, et comme dans de nombreuses situations, la première impression est primordiale en entreprise. On considère en effet qu’un salarié sur sept démissionne après 15 jours de travail, et que près de 30% des onboardés quittent leur poste dans l’année même de leur recrutement.

 

 

L’onboarding est un processus qui présente de nombreux avantages, aussi bien à l’échelle du salarié qu’à celle de l’entreprise : C’est le tout premier levier de bien-être en entreprise et il permet de ce fait de « fidéliser » les nouveaux arrivants qui seront grâce à lui plus engagés et donc plus productifs.

 

C’est un véritable coup de pouce pour ceux qui doivent trouver leur place et il favorise l’entraide et la cohésion d’équipe.

 

Cela permet aux nouveaux arrivants d’envisager sereinement leur arrivée et augmente de ce fait leur satisfaction.

 

Une période difficile pour l’onboarding et les interactions sociales au travail

 

 

Mais si le contact humain a toujours été au cœur du processus d’intégration au sein de l’entreprise et qu’en tant qu’ingrédient principal, il conditionne sa réussite, la période que nous traversons actuellement a totalement rebattu les cartes.

 

En effet, la crise sanitaire a amené dans son sillage deux confinements successifs, synonymes de généralisation du télétravail pour de nombreuses entreprises. Ainsi, alors que seulement 3% des salariés français télétravaillaient à la veille de la crise sanitaire, le chiffre est passé à 40% dès le premier confinement.

 

Le télétravail a forcé les entreprises à revoir leur organisation en quasi-intégralité, ce qui a mené à des questions comme : comment accueillir les nouveaux collaborateurs lorsque le travail à domicile est devenu la norme ?  Il s’agit là d’un nouvel enjeu de recrutement qu’a fait apparaître cette crise.

 

S’il est difficile, voire impossible pour les pôles ressources humaines de mettre en place une rencontre en face à face pour recruter ou encore accueillir les nouveaux salariés, mettre en stand-by la politique de recrutement, le temps que passe la crise, n’est pas la solution, puisque cela pourrait avoir pour conséquence d’augmenter drastiquement la charge de travail des équipes déjà en place.

 

Les acteurs du recrutement en entreprise ont donc dû faire preuve d’inventivité pour trouver des solutions et pallier à ce problème. C’est alors tout naturellement que plusieurs alternatives sont apparues, parmi lesquelles le ralentissement des recrutements, mais aussi et surtout celle qui semble la plus logique : la digitalisation de l’onboarding. En effet, bien qu’elle soit forcée, cette digitalisation est la solution la plus envisageable pour les entreprises.

 

Onboarding ou télé-onboarding

 

Qui dit télétravail dit digitalisation des process, des réunions, des relations entre collègues… Et à ce jeu, le processus d’onboarding n’est pas épargné.

 

Ainsi, cela pose quelques menus problèmes dans la démarche : premier exemple, il est beaucoup plus compliqué de faire parvenir leur matériel aux nouveaux arrivants, ou d’effectuer avec eux une visite des bureaux. Il est également compliqué de tisser des relations entre collègues. Fini les pauses déjeuner à plusieurs, les discussions dans le bureau ou autour de la machine à café. Enfin, transmettre les valeurs et la culture de l’entreprise, via des outils digitaux s’avère également laborieux.

 

Cependant, ce sont ces mêmes outils digitaux qui vont nous permettre de maintenir l’onboarding dans de bonnes conditions. Il s’agit, paradoxalement, de faire tomber la barrière virtuelle, grâce à ces outils. Et ceux-ci sont nombreux : Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google meet, Trello, pour ne citer qu’eux.

 

L’onboarding, c’est tout un programme, il s’agira là d’adapter ses étapes aux différents logiciels à disposition. Prenez par exemple un déjeuner, il est facile de coordonner les différents membres de l’équipe afin d’organiser un déjeuner virtuel sur une application de conférence. Cela aura pour effet de renforcer les liens de l’équipe notamment par la présentation par chacun de son intimité.

 

 

Conseils pour réussir un onboarding à distance

 

Réussir un onboarding à distance n’est pas chose aisée. Cependant certaines étapes clés sont indispensable à la réussite du télé-onboarding des collaborateurs. Voici une petite liste non-exhaustive de ces étapes qu’il vous faut garder à l’esprit dans vos démarches de recrutement :

 

1. Définir le processus en amont

 

Comme nous le disions, l’onboarding, c’est une démarche bien ficelée qui doit être définie au sein de l’entreprise et avec toutes les parties prenantes du processus. Listez consciencieusement chacune des étapes de l’accueil et de l’intégration d’un nouvel arrivant (mot de bienvenue, présentation des équipes, déjeuner…) en prenant en compte les outils et acteurs nécessaires pour chacune de ces étapes.

 

 

2. Mettre en place un preboarding solide

 

Le preboarding est primordial pour le nouvel arrivant afin d’appréhender sereinement son arrivée dans l’entreprise. Il s’agit là de lui donner les clés afin qu’il ou elle ne soit pas perdu d’entrée de jeu. Vous pouvez donc transmettre en amont, par mail, certaines informations fondamentales telles que le planning de la première journée, ses différents identifiants de connexion ou encore la présentation de ses premiers interlocuteurs.

 

3. Faire parvenir le matériel en amont

 

Etape clé de l’intégration d’un nouvel arrivant, la fourniture du matériel doit ici être assurée par un transporteur. Faites livrez le matériel quelques jours avant le début du contrat afin que le futur collaborateur ait le temps de l’installer et de se familiariser. Il faudra ensuite organiser un meeting avec les équipes du service informatique afin que ceux-ci puissent vérifier que le matériel est bien opérationnel.

 

4. Livrer les informations et présenter l’entreprise

 

Nombreuses sont les informations transmises lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur en entreprise. Faites donc une sélection pertinente des informations nécessaires afin que celui-ci ne soit pas effrayé par un trop plein de communication.

 

Il s’agira ici de lui transmettre les informations administratives, de présentation de l’entreprise ou encore les différents plannings. N’hésitez pas à dématérialiser votre sélection des documents à transmettre (administratif, livret d’accueil etc…), afin de pouvoir les envoyer par mail.

 

 

5. Choisir un parrain ou référent

 

La définition d’un parrain ou d’un référent est primordial pour l’intégration du nouvel arrivant. Cela va lui permettre de ne pas se sentir trop seul à l’arrivée dans une équipe déjà constituée. Le référent pourra lui expliquer les différents us et coutumes inhérents à l’équipe ou à l’entreprise, mais aussi transmettre la culture d’entreprise. Le référent se placera comme un repère de confiance.

 

 

6. Présenter le nouvel arrivant aux équipes

 

La présentation de la recrue est particulièrement importante pour son intégration. Organisez donc dans un premier temps une visio-conférence de groupe afin que chacun puisse se présenter. Vous pouvez agrémenter la réunion de quelques icebreakers qui faciliteront ce premier contact.

 

Ensuite, organisez des entrevues individuelles avec chaque membre des équipes. Cela permettra de faciliter la compréhension de l’organisation de l’entreprise et de ses pôles, mais aussi de structurer les informations. Les applications de communication collaborative sont votre solution pour réaliser cette étape.

 

 

7. Fixer des entrevues et points réguliers

 

C’est une étape primordiale afin que votre nouvel arrivant ne soit pas perdu dans ce flot d’informations, mais aussi afin de s’assurer que celui/celle-ci prend bien ses marques et ne se sent pas trop seul en autonomie. Cela lui permettra aussi de se sentir entouré dans ce nouvel environnement et participera à faire grandir sa confiance.

 

En ouvrant le dialogue à propos de son poste et de ses missions vous pourrez trouver des axes d’amélioration pour qu’il/elle soit le plus à l’aise possible. Utilisez les applications de visioconférence telles que Microsoft Teams, Slack ou Zoom pour la tenue de ces « one-to-one ».

 

N’oubliez pas qu’un salarié bien onboardé, ou en l’occurrence bien téléonboardé, est un salarié heureux. Et c’est ce qui nous a motivé à rédiger ce petit guide qui, nous l’espérons, saura vous inspirer pour la suite de vos démarches de recrutement. Tout simplement parce que chez Kollori, c’est votre bien-être qui est au centre de nos préoccupations et que vous le méritez.