10 tips pour améliorer l’onboarding de vos collaborateurs au bureau

Le bien être au travail commence dès les premières minutes le jour d’une prise de poste, et chez Kollori, nous l’avons bien compris.

Cette étape incontournable du recrutement, plus communément appelé « onboarding » doit être réfléchie et préparée bien en amont de l’arrivée de votre futur collègue, pour que cette journée (et les semaines/mois suivants) se passent au mieux !

True fact : 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, ce qui se révèle être un vrai problème puisque 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois, et l’accompagnement dont elles bénéficient à leur arrivée est un critère clé dans l’évaluation de leur bien être au sein d’une entreprise, et dans ce choix !

On vous laisse donc imaginer à quel point la phase d’onboarding d’un salarié est cruciale et si vous ne vous y êtes pas assez préparé, découvrez nos conseils ainsi que notre processus en 10 étapes pour accueillir vos nouveaux talents et les accompagner sur la durée, comme il se doit !

1. Préparez l’arrivée du nouveau collaborateur en amont

Avant l’arrivée de votre nouveau talent, n’hésitez pas à prévenir tous les membres de l’organisation en leur envoyant un mail groupé mais prenez surtout contact avec lui.elle.

Le mieux est que ce soit le manager qui s’occupe de cette étape car il ou elle connait en détails le poste que va occuper le nouveau salarié ou la nouvelle salariée.

Prévoyez un appel téléphonique et/ou un mail récapitulatif pour lui préciser son jour d’arrivée, l’heure à laquelle vous le.la recevrez ainsi que quelques informations importantes sur la boite et vos habitudes.  

Voici quelques idées de sujets à aborder : 

• L’adresse et l’accès aux locaux 
• La tenue vestimentaire à adopter si nécessaire
• Le planning de la 1re journée
• Le matériel à apporter ou non 

L’objectif ? Rassurer le.la collaborateur.trice et lui permettre d’être en confiance, avant même son arrivée dans l’entreprise. 

2. Préparez son poste et tout le nécessaire technique à son arrivée  

En arrivant, le.la collaborateur.trice doit se sentir le plus à l’aise possible et cela passe également par son confort technologique et les ressources mises en place pour son travail.

Quelques jours avant son arrivée, renseignez-vous auprès de votre service IT afin de connaitre la marche à suivre pour l’installation de son matériel professionnel et la création de tous ses accès (mails, réseaux, intranet, groupe WhatsApp etc.) 

Vous pouvez également (et devez !) lui préparer son poste de travail : installez le.la en face ou à coté de vous sur votre bench, pour un meilleur accompagnement. 

Optez pour une chaise ergonomique et confortable qui lui permettra de préserver sa santé et disposez sur son bureau le starter pack du recrutement, composé de tout ce dont il.elle aura besoin (ordinateur, stylos, papeterie etc.). Vous pouvez également y ajouter des éléments de décoration originaux :  

• Un joli mug brandé aux couleurs de votre entreprise 
• Une plante 
• Une belle lampe de bureau 

L’objectif ? En arrivant, il n’est pas rare que le nouveau talent ne se sente pas forcément à son aise. En préparant son arrivée et son poste de travail, vous lui montrer que vous vous êtes soucié.e de son confort et vous lui évitez de devoir rester végétatif.ve en attendant l’installation de son matériel.  

Cette anticipation est un gain de temps pour tous mais aussi une preuve de considération pour lui.elle !  

3. Invitez-le.la à faire une (demie) journée d’intégration dans les locaux 

Pour “dédramatiser” un peu le premier jour de travail, l’une des solutions possibles est de proposer à votre futur.e collaborateur.trice de passer une journée ou une demie journée dans vos locaux, dans une atmosphère plus détendue et moins officielle qu’une prise de poste.  

Vous pouvez organiser cette journée d’intégration une à deux semaines avant son arrivée.  

L’objectif ? Ce sera l’occasion pour vous de vous familiariser un peu plus avec votre future recrue et pour cette dernière, de découvrir vos habitudes de travail, les locaux et les équipes avant son arrivée officielle !  

4. Organisez un petit déjeuner avec votre équipe pour son arrivée 

Rien de mieux que d’être accueilli.e dans de bonnes conditions. Si vous souhaitez mettre à l’aise votre arrivant.e dès les premières minutes, organisez un petit évènement en son honneur dès son arrivée le matin. Rassurez-vous, rien de bien méchant.  

Il ne s’agit pas de mettre votre recrue sur le devant de la scène et de lui demander un discours, mais seulement de l’introduire auprès des équipes, dans un cadre agréable et chaleureux. 

Pour éviter le moment trop solennel, optez pour un petit rassemblement autour d’un petit déjeuner sur votre bench, où chacun pourra “passer une tête”, se présenter et piquer une viennoiserie.

Prévenez donc les différentes équipes avec lesquelles vous avez l’habitude de travailler en amont, pour qu’elles puissent se rendre disponible sur ce créneau et rencontrer votre nouvel.le arrivant.e. 

L’objectif ? Montrer de l’intérêt à votre recrue, marquer le coup pour son arrivée, favoriser son intégration, et son engagement futur.  

En rencontrant une première fois les équipes autour d’un moment convivial, votre nouveau.nouvelle collègue se sera familiarisé.e et aura plus de facilité à retourner vers elles par la suite, dans le cadre de ses missions (et vice versa) !  

5. Faites-lui visiter les locaux et présentez-lui ses nouveaux collaborateurs 

Pour les absents au petit déjeuner, n’hésitez pas à aller directement à leur rencontre sur leur bench. Ce sera l’occasion pour votre recrue de rencontrer tout le monde mais aussi de visiter les locaux.  

Il.elle pourra ainsi se familiariser avec l’emplacement de chaque pôle et éviter les tours de bench interminables pour retrouver son chemin (et ses collègues). Gain de temps assuré ! 

L’objectif ? Faire en sorte que votre collaborateur.trice repère les lieux et l’emplacement de chaque bench. Il sera plus évident pour elle.lui par la suite, de se repérer dans vos bureaux et éviter des sources de stress inutiles à déambuler dans les couloirs de vos locaux.  

Ceci est d’autant plus valable si vous travaillez avec des équipes dispersées sur deux étages ou plus !  

6. Organisez un point en comité réduit pour lui présenter la boite et ses rouages

Le jour d’une prise de poste, nous sommes très souvent inondés d’informations plus importantes les unes que les autres (vous ne pourrez pas prétendre le contraire, nous l’avons tous vécu). 

Alors remémorez-vous votre parcours professionnel, les vagues d’information auxquelles vous avez dû faire face en prise de poste, et mettez-vous à la place de votre collaborateur.trice.  

Il est important que vous l’accompagniez dans ce moment important et que vous lui consacriez du temps. Organisez un point en tête à tête ou avec votre équipe pour lui présenter les fonctions de chacun mais pas que ! Ci-dessous, une petite liste de points à aborder (vous nous remercierez plus tard) :

• Lui présenter les fonctions de chacun des autres membres de l’équipe 
• Faire un point sur l’organigramme de l’entreprise (beaucoup plus simple s’il s’agit d’une entreprise PME) 
• Parler de la culture d’entreprise et des valeurs de l’organisation
• Passer en revue ses missions et ce que vous attendez d’elle.lui (les objectifs)
• Passer en revue ses attentes (n’oubliez pas que l’échange va dans les deux sens) 
• Aborder les process’ et les habitudes de travail de l’équipe et des employés
• Revenir sur son planning et surtout ses missions, à minima pour la première semaine 

L’objectif ? Prendre du temps avec votre collaborateur.trice, c’est lui montrer que vous êtes attentif à son intégration. Vous lui suggérerez donc un sentiment de confiance et créé une base solide pour votre future relation professionnelle.  

En contrepartie, plus vite votre recrue sera au fait des rouages de l’entreprise, plus vite il.elle sera capable de prendre les devants et être autonome dans ses missions.  

Ne le.la laissez surtout pas découvrir toute l’entreprise seul.e, au risque de le.la décourager rapidement, et perdre un talent qui se sera senti mis de côté par son équipe. Cette formation en accéléré lui permettra de se sentir plus légitime

7. Organisez un déjeuner d’équipe

Le moment de la pause du midi est souvent une source d’inquiétude pour les nouvelles recrues. 

“Est-ce que mes collègues mangent devant leur bureau ? Est-ce qu’ils.elles ont l’habitude d’aller au restaurant ? Est-ce que l’entreprise à un RIE (restaurant inter-entreprises) ? Est-ce que je vais me retrouver seul.e à la pause de midi ?” 

Pour éviter ce monologue intérieur à votre arrivant, anticipez, et proposez-lui de déjeuner ensemble. Vous pouvez en effet l’inviter au restaurant (à emporter, Covid-19 oblige) ou organisez un petit repas au sein même de vos locaux. L’essentiel est que le talent se sente intégré et entouré. 

L’objectif ? Ce premier moment ensemble est l‘un des premiers moments “informels” passé avec votre nouveau talent.  

C’est le moment où il.elle débutera réellement son intégration, se sentira peut-être un peu plus libre de traiter des sujets plus personnels (passe-temps, musique etc.) et se fera également une idée de vous et de votre équipe.  

Et n’oubliez que la première impression, au-delà d’être souvent la bonne, est également très importante, d’autant plus dans le cadre d’une prise de poste !   

8. Préparez un petit guide d’onboarding qu’il.elle pourra emporter partout  

Pour accompagner votre nouveau talent (même quand vous serez absent) mettez à sa disposition un guide d’onboarding !  

Dans ce petit document (digital de préférence) récapitulez toutes les infos importantes qui pourront accompagner votre collaborateur.trice, au cours de ses premières semaines dans votre entreprise (et parfois même plus). 

On vous voit venir et nous demander : “Mais qu’est-ce que l’on peut y mettre exactement ? ” Chose à quoi nous vous répondons : 

• Une présentation de l’entreprise et des différentes marques s’il s’agit du groupe 
• Un organigramme 
• Un récapitulatif des process’ 
• Un récapitulatif des logiciels et outils mis à sa disposition 

Et pour le côté plus sympa et pratique, vous pouvez également y ajouter : 

• Un plan du quartier 
• Les moyens de transports les plus proches 
• Les endroits sympas où déjeuner et/ou faire un afterwork 
• Les parcs à proximité 

L’objectif ? Permettre à votre recrue de pouvoir se référer à un document dès qu’il ou elle en a besoin et que vous n’êtes pas disponible.

9. Instaurez des réunions de suivi d’onboarding récurrentes  

Bien accueillir un nouveau talent est une chose, mais cet accompagnement ne doit pas s’essouffler au fil des jours pour disparaitre à jamais 1 semaine après son arrivée.  

Si vous voulez qu’il ou elle se sente bien dans votre entreprise et y reste, vous devrez être présent.e tout au long de ses premiers mois, avant qu’il.elle ne gagne en autonomie (vous pourrez prendre un peu plus de recul à ce moment-là, tout en restant présent.e) 

Des points hebdomadaires vous permettront d’un côté ; de suivre les missions de votre nouveau.elle collègue afin de l’accompagner au mieux et de l’autre, de bien veiller à son intégration. Sachez que cette période d’intégration de l’employé est très importante et jouera un rôle important dans ses performances.

L’objectif ? En mettant en place un suivi d’onboarding, vous montrez à votre recrue que son évolution dans la boite vous importe. Vous renforcez la confiance qu’il ou elle vous porte ainsi que la bonne relation entre vous.  

Un.e collaboratrice.teur bien suivi est un.e collaboratrice.teur plus confiant.e et assuré.e dans son travail qui montrera de l’engagement dans son travail.

10. Impliquez le.la dans les activités de team building de l’entreprise

Qui dit “équipe” dit très souvent “team building” et quand il s’agit de ce genre d’activité, votre nouveau collaborateur.trice ne doit pas être en reste ! 

Il est vrai que depuis quelques années, il est aussi possible de passer au meeting digital et à l’apéro Zoom (auxquels vous devez bien évidement inviter votre nouvelle ou nouveau collègue.)  

N’hésitez pas à intégrer votre recrue à vos évènements, et pourquoi pas même à lui demander d’en organiser un avec vous si cette tâche s’apparente à ses missions habituelles !  

L’objectif ? Faire en sorte que votre nouveau collaborateur.trice prenne sa place au sein de votre équipe restreinte et plus globale.  

Suivez ces étapes pour une expérience collaborateur au top !