Une étude récente montre qu’un cadre passe environ 16 ans en réunion et que 75% des salariés pensent qu’ils y perdent leur temps. Chez Kollori, ces chiffres impressionnants nous ont fait tomber de notre chaise !

En effet, on constate que les réunions ont de moins en moins d’utilités, sont utilisées pour de mauvaises raisons en entreprise et sont surtout très mal organisées ! De plus, les générations Y et Z ne souhaitent plus reproduire cette habitude consommatrice de temps et n’y trouvent plus vraiment de but.

Nous nous sommes donc demandés quelles étaient les meilleures astuces pour rendre vos réunions plus productives et comment passer moins de temps dans ces espaces de travail.

Si vous avez l’impression de passer la majorité de votre journée dans cette situation, nous vous proposons de découvrir toute de suite notre top 5 des conseils pour réduire drastiquement ce temps précieux.

#1 Avoir un objectif et un but précis avant de commencer chaque réunion

Combien de fois, vous êtes vous rendus dans une réunion sans en connaitre son but ? Cela peut paraitre plutôt scolaire mais préparer sa réunion avant qu’elle ne commence est une étape primordiale pour rendre vos réunions plus productives et va permettre à vos collaborateurs de rester concentrés sur un objectif.

Faites un ordre du jour avec une liste des points à aborder et les décisions que vous devez prendre durant cette réunion. Nous conseillons aussi de nommer la réunion de façon très précise pour que chacun des participants connaissent le problème à régler durant ce temps passé ensemble. Cela permettra de rendre plus clair le meeting et surtout de le fluidifier !

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#2 Interdire l’utilisation d’ordinateur portable et de téléphone portable

Ces deux appareils technologiques sont une véritable plaie pour les réunions. En effet, il est tellement facile de sortir son smartphone et être déconcentré par une autre tâche. Il en est de même pour l’ordinateur portable, qui permet souvent de “faire autre chose” et de rester passif lorsqu’un membre de votre équipe n’a pas encore la parole dans une réunion.

Nous conseillons donc d’opter pour une méthode radicale et de proscrire ces deux objets en salle de réunion. Ne vous inquiétez pas, l’état de manque ne durera pas si longtemps si vous prenez rapidement des décisions réfléchies !

#3 Des réunions chronométrées de 15 minutes maximum

Arrêtons d’organiser des réunions d’équipe qui durent 2 ou 3 heures (très courant dans les grandes entreprises). Si vous avez bien suivi le point numéro 1 de cet article, il ne devrait pas avoir de problème pour terminer votre réunion en 15 minutes. Lorsque ce temps est dépassé, la réunion s’arrête quelque soit son avancée. C’est ce que prévoit la présidente de Yahoo avec des réunions qui durent maximum 10 minutes !

Pourquoi 15 minutes ? Car c’est scientifiquement la moyenne du temps d’attention optimale d’une personne humaine. Après ce temps, la concentration décroit.

Pensez donc à installer un minuteur dans chaque salle de réunion pour populariser cette pratique qui va vous rendre plus actif !

#4 Inviter seulement les personnes pertinentes au projet

Ce qui choque dans la grande majorité des réunions regroupant plus de 3 personnes, c’est la passivité d’une partie du groupe. En effet, on a tendance à inviter des personnes non pertinentes pour le projet, ce qui ne sert donc à rien.

Limitez-vous à 5 ou 6 personnes. Au delà, votre réunion risque de regrouper trop de personnes passives et donc de générer du présentéisme.

#5 Supprimer les chaises de cet espace

La dernière mesure est probablement la plus drastique : la suppression de toutes les chaises de réunion de cette pièce. Rendre trop confortable cette pièce est le meilleur moyen d’allonger le nombre de minutes en réunion.

Il est prouvé que le travail debout permet de lutter contre la lassitude et d’être plus créatif. Ne vous en privez donc pas !

Votre temps est précieux, économisez-le pour travailler sur des projets impactants ou pour apprendre quelque chose qui vous tient à cœur.

Si vous souhaitez en apprendre un peu plus sur le sujet, l’équipe de Kollori vous conseille le livre Rework : Réussir autrement, écrit par les fondateurs de 37signals, une start-up spécialisée dans le domaine des logiciels. Cet ouvrage, applaudi par la presse et les professionnels, pourrait bien changer votre façon de manager.

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