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10 outils qui changent la vie des office managers

Secrétaire, comptable, manager de proximité, responsable administratif, RH… : le métier d’office manager n’est pas de tout repos ! Pilier de l’entreprise aux multiples casquettes, il était important pour Kollori d’aider ce responsable du bonheur et du bien-être au bureau dans ses fonctions. Nous avons donc scanné le web pour réunir dans cet article les 10 outils qui ont retenu notre attention.

#1 – Scrum board physique ou numérique (Trello)

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En haut de la liste des indispensables pour tout Office Manager se place le Scrum board ou tableau de gestion de projets. Installé dans vos bureaux, il vous accompagne et vous assiste quotidiennement dans la décomposition de votre travail, de votre temps et la gestion de votre organisation. Issu des principes de la méthode agile Scrum, il transforme des tâches en projets et suit leur avancement. Très simple à installer, il ne nécessite qu’un tableau blanc, un mur ou une vitre ainsi que des post-it et leur code couleur.

Si le suivi des tâches est fondamental, il doit être permanent. Aussi, s’il se fait au bureau, il doit pouvoir se faire à distance lors d’une réunion, d’un déplacement à l’étranger ou d’un évènement professionnel. Et étant donné qu’un Scrum board n’est pas l’outil le plus transportable et qu’il est encore difficile, même aujourd’hui, de monter à bord d’un Easy-Jet, un Scrum board sous le bras, le numérique est indispensable.

Trello est un outil de gestion de tâches collaboratif en ligne construit autour de listes et de cartes ou post-it numériques réunis dans un tableau. C’est d’ailleurs un outil parfaitement adapté à SCRUM.

#2 – Koober

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Ultra polyvalent, un bon office manager doit avoir des connaissances larges et transversales. Des savoirs qui s’apprennent le plus souvent sur le tas par des lectures, des recherches et beaucoup de travail personnel.

Une polyvalence et un emploi du temps bien rempli qui ne leurs permettent cependant pas de lire autant qu’ils le souhaiteraient. Sans compter sur des auteurs qui aiment expliquer en plusieurs chapitres ce qui pourrait l’être en une page. Des livres bien épais, des centaines de pages pour ne rien apprendre de nouveau et avoir l’impression frustrante d’avoir perdu son temps. Des livres dans lesquels on cherche pourtant des réponses, des savoirs opérationnels et non un style d’écriture, un univers ou une histoire.

Mais grâce à Koober, nous allons tous pouvoir nous remettre à la lecture !.

Leur idée : extraire l’essentiel d’un livre et en écrire un résumé efficace, sans superflu, qui se lit en moins de 30 minutes. De la lecture optimisée et intelligente.

Sur leur site internet et leur application, vous trouverez ainsi le meilleur des meilleurs livres retenus par Koober. Vos résumés vous suivront n’importe où et pourront être lus dès que vous aurez un moment de libre, dans le métro, en attendant votre bus, en faisant la queue au cinéma etc.

En vous inscrivant, vous recevrez 5 nouveaux résumés par semaine. Une fois avoir dépassé leur période d’essai, il vous faudra choisir entre un paiement mensuel à 7,99€ sans engagement.

#3 – Salesforce

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Après le gestionnaire de tâches vient le choix d’un gestionnaire de la relation client c’est-à-dire d’un système CRM (Customer Relationship Management). Salesforce semble aujourd’hui être la plateforme la plus complète, la plus adaptable et la plus performante dans ce domaine. Application de gestion et de suivi des ventes, Salesforce est aussi un outil de service client, de lancement de campagnes marketing personnalisées et multicanal, un logiciel de veille stratégique, et une communauté en ligne.

100% cloud, le système collecte, centralise, utilise et partage les flux d’informations et de données avec l’ensemble des équipes dans le but d’optimiser vos interactions avec vos clients ou prospects et de doper votre croissance.

#4 – Google Drive

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100% cloud également, la plateforme gratuite de Google Drive vous permettra de créer, de centraliser et partager tout type de fichier en ligne avec vos collègues. Invités à participer à la rédaction ou la lecture d’un document, ils n’auront qu’à se connecter pour modifier, commenter et partager leur analyse sur un unique document et une unique plateforme collaborative.

Stockés sur le cloud, ces documents resteront accessibles à tout moment, de n’importe où et sur n’importe quelle surface après identification personnelle.

#5 – Hootsuite

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Pour vous aider dans votre fonction de community manager, des gestionnaires de réseaux sociaux, tels qu’Hootsuite vous aideront à augmenter votre portée.. Disponible en anglais uniquement, cette plateforme vous connecte et gère votre présence sur plus de 35 réseaux sociaux populaires.

Planificateur de publication, Hootsuite propose notamment des outils de surveillance et leur analyse des médias sociaux. A partir de leur tableau de bord, vous pourrez ainsi ajouter des collaborateurs et partager la gestion des médias, lancer une campagne sur plusieurs canaux ou encore suivre des indicateurs de performance. Disponible en deux versions, vous devrez choisir entre Hootsuite Pro (119,88$ / mois) et Hootsuite entreprise (prix sur demande).

#6 – Le Blog de Kollori sur l’aménagement des bureaux

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Bien sûr, nous ne pouvions pas faire l’impasse sur le blog de Kollori. Spécialistes du bien-être au bureau, vous trouverez dans nos articles tous les conseils déco pratiques pour vous aider à booster vos équipes.

Des articles légers et colorés pour découvrir ce qu’il se fait et vous inspirer des dernières tendances de bureaux, des dernières nouveautés, innovations ou des plus beaux bureaux du moment. Mais aussi des articles aux sujets plus stratégiques sur la culture d’entreprise, le space-planning et la sieste au bureau pour vous aider à augmenter vos performances sociales et économiques.

#7 – Payfit

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Pour vous libérer de la complexité du droit social français et du bulletin de paie, faîtes le choix de l’automatisation et sous-traiter votre gestion sociale salariale grâce à Payfit.

Après avoir répondu à quelques questions, le logiciel Payfit se chargera pour vous des déclarations sociales, de la gestion des congés et paie des cotisations sociales. Impliqués, vos employés ont accès à Payfit, posent leurs congés et remplissent leurs données personnelles avant de recevoir par email leur bulletin de paie. En cas d’incompréhensions, le logiciel répond à leurs questions.

Compétitif, chaque bulletin est facturé deux à quatre fois moins que sur le marché (8 euros)

#8 – Eolia

Hébergé en France, Eolia est un logiciel de recrutement, un logiciel de gestion des talents et un logiciel de web sourcing qui souhaitent éclairer vos talents.

100% Saas et adapté à une utilisation sur smartphone ou tablette, il s’adresse aux multi-nationales, PME et start-up innovantes.

A partir de 100€ par mois, il contribue à la baisse des coûts, la réduction des tâches administratives, au pilotage et à l’amélioration de la performance RH.

#9 – Manatime

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Manatime est un logiciel français de gestion des congés. Adapté à notre législation, il automatise les processus et évite tout gaspillage de papier.

Disponibles en format web ou mobile, chaque collaborateur peut exprimer ses demandes de congés et d’absences (RTT, congés annuels, jours fériés,etc.). Notifié par email, le responsable gère les demandes de congés grâce au planning et surveille le compteur d’équipe.

Disponible en version gratuite, ainsi qu’en forfaits mensuels ou annuels.

#10 – Captaindash

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Captain Dash est une solution « all in one » qui réinvente le reporting et vous permet de transformer facilement vos vieux dashboards en une application simple, élégante qui vous permet de comprendre votre business et vous aide à prendre les bonnes décisions.

Vous pouvez récupérer et synchroniser facilement l’ensemble des données dont vous avez besoin et vous avez la liberté de construire des indicateurs de performances, qui seront calculés par des robots en temps réel, à partir de sources de données différentes.