Chez Kollori, nous rencontrons souvent des office manager(s) mais nous nous sommes rendus compte que cette profession était méconnue du grand public.

Souvent comparé à une super secrétaire, le Cegos (un organisme de formation) le décrit comme le « responsable administratif d’une PME ». Venue des États-Unis, la profession d’office manager tend à se démocratiser en France. Aussi, il nous tenait à cœur de vous présenter ce nouveau métier qui partage la même mission que nous : s’assurer du bien-être des collaborateurs !

Une personne aux multiples casquettes

Ultra-polyvalent, l’office manager est la personne aux multiples talents de l’entreprise. Secrétaire, comptable, manager de proximité, responsable administratif et RH, il assure le bon fonctionnement du bureau et dégage du temps au dirigeant.

Pour le trouver, il vous faudra aller dans des petites ou moyennes structures, là où sa polyvalence est la plus recherchée.

Responsable du bonheur au bureau

En charge de l’achat de fournitures et du matériel de bureau, l’office manager est aussi l’architecte d’intérieur qui gère l’aménagement des locaux et qui veille au bien-être de l’ensemble du personnel.

Soucieux, il reste à l’affût de nouveautés, d’outils innovants et de conseils en décoration qui permettraient à ses collaborateurs de travailler dans de meilleures conditions dans un décor inspirant où ils se sentent bien.

Un poste à responsabilités

Loin d’être un homme ou une femme à tout faire, l’office manager exercent des fonctions stratégiques qui demandent de fortes capacités relationnelles, intellectuelles et humaines. S’il s’occupe de tâches administratives, il est aussi responsable de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, de relations commerciales solides ou encore de la bonne gestion financière de votre entreprise.

Alors s’il veille à votre bonheur, n’oubliez pas de veiller au sien !

Les missions de l’Office Manager

Le but d’un office manager est de s’occuper des tâches administratives d’une TPE ou PME pour dégager du temps au chef d’entreprise. Ce dernier fait appel à un office manager lorsqu’il passe un palier de 10 salariés environ. A ce moment là, il est nécessaire de développer son entreprise et il n’a plus le temps de s’occuper de tâches liées à la vie de bureau.

Les principales missions d’un office manager sont :

• l’achat de fourniture de bureau et de matériel bureautique
• l’aménagement des locaux et de tout ce qui concerne les bureaux (respect des normes de sécurité et d’hygiène par exemple)
• les ressources humaines (avec notamment les contrats, la gestion des congés des collaborateurs ou bien l’aide au recrutement)
• la comptabilité
• la prise de contact et le suivi des relations avec les fournisseurs
• la rédaction de devis pour des clients
• l’organisation de l’agenda des fonctions de direction

C’est également l’office manager qui peut organiser des évènements internes dans l’entreprise (team building, concours, sport, journée dégustation, etc…) dans le but d’améliorer le bien-être au travail.

On se rend donc compte que l’office manager a plus de responsabilité qu’une secrétaire ou qu’une assistante de direction. Dans des PME de taille importante, il peut même manager une équipe.

Si vous êtes office manager et que cet article n’est pour vous qu’une ébauche ou pire, une hérésie, envoyez-nous un commentaire explicatif à bonjour(at)kollori.com que nous puissions rectifier le tir !