Le FLEX OFFICE. Voilà un concept qui se popularise et qui offre de nombreux avantages, autant pour les travailleurs que pour les entreprises.

Aussi appelé flex desk ou travail flexible, le flex office assure une certaine liberté aux salariés tout en améliorant les conditions de travail et la productivité.

Envie d’en savoir plus sur le travail sans bureau fixe et sur les différentes manières de mettre en place le flex office dans votre entreprise ? Découvrez notre guide pratique !

Comment mettre en place le flex office ? Guide pratique

Comme son nom l’indique, le flex office désigne un mode de travail flexible, hybride. Dans cette organisation, les salariés ne possèdent pas de bureau clos et attitré. Poussé à l’extrême, le flex office permet même d’opter pour le télétravail au lieu de venir dans l’entreprise.

Lorsque les salariés font acte de présence au sein de leur société, ils ont le choix de travailler sur un bureau traditionnel, dans un espace de détente pour plus de convivialité ou dans une salle de réunion pour des collaborations studieuses.

Règle n°1 : Aménager des espaces polyvalents et modulables

Un grand espace polyvalent, sorte d’open space amélioré, est idéal pour s’organiser en flex office.

L’open space offre une vaste surface décloisonnée sur laquelle on peut facilement créer plusieurs zones : espace de bureaux d’un côté façon espace de coworking, zone d’intimité dans un coin avec cloisons et cabines, cafétéria dans un autre et salle de repos ailleurs. Les salariés ont ainsi le choix de leur lieu de travail et ne sont pas tenus de rester enfermés dans leur bureau.

Règle n°2 : Créer des espaces de convivialité

En flex office, il est primordial d’offrir aux employés des lieux de rencontres et d’échanges informels. En effet, ce nouveau mode de travail a vocation à rendre l’activité professionnelle plus agréable, plus chaleureuse.

Cafétéria, tisanerie, bibliothèque, salle de jeux, zone de brainstorming, salon détente… Les pièces communes pour favoriser les échanges informels sont diverses et variées. Et comme on est en espace de travail flexible, un seul espace peut parfaitement avoir plusieurs fonctions.

Règle n°3 : Acheter du mobilier pratique et accessible à tous

Les bureaux n’étant pas attitrés, chacun doit pouvoir les utiliser à sa guise avec un confort identique pour chaque employé.

Pour aménager un espace de travail flexible, on veille à acheter des bureaux et fauteuils réglables en hauteur qui pourront s’adapter à l’ensemble des salariés.

Et pour permettre à chacun de se déplacer avec ses dossiers et fournitures, on équipe ses collaborateurs de boîtes design faciles à transporter ou de caissons de rangement mobiles sur roulettes.

Règle n°4 : Développer une culture d’entreprise où le respect mutuel est une valeur fondamentale

Opter pour le flex desk en entreprise signifie faire la part belle au collectif. Aussi est-il nécessaire de développer des valeurs comme l’altruisme, l’empathie et le respect mutuel pour que cela fonctionne.

Même si les salariés sont libres, il est important de les sensibiliser à la présence de l’autre, aux besoins de leurs collègues et à la fonction première de chaque espace. La culture d’entreprise est donc primordiale.

Règle n°5 : Exploiter les outils disponibles pour l’organisation du flex office

Avec la démocratisation du télétravail, du travail hybride et du travail flexible, plusieurs applications ont vu le jour pour aider les entrepreneurs et managers à s’organiser.

Pour organiser efficacement le flex office dans votre entreprise, nous vous conseillons d’utiliser ces outils. Ils permettent d’organiser les équipes, de créer des plannings à partager à l’ensemble des collaborateurs, d’anticiper les besoins…

Toutes les informations nécessaires à une bonne organisation sont réunies sur une seule application.

Pourquoi mettre en place le flex office ?

Les avantages du flex office pour les salariés

Comme évoqué plus haut, une organisation en flex office permet aux salariés de choisir leur lieu de travail.

Ils peuvent aussi bien s’isoler qu’opérer en mode coworking ou brainstormer dans une salle dédiée. Ce mode de fonctionnement apporte généralement davantage de bien-être en entreprise. Et qui dit plus de bien-être dit plus de motivation et de productivité.

En outre, en misant sur la liberté, l’autonomie et les espaces d’échanges informels, on favorise la collaboration entre les salariés et leur créativité.

Un nouvel espace de travail avantageux pour les entreprises

Du côté des entreprises, s’organiser en flex office permet souvent de gagner de l’espace et, donc, de réduire les coûts. Les bureaux étant partagés et les employés n’étant pas obligés de les occuper, on peut optimiser l’espace, même sur de petites superficies.

Par ailleurs, le flex office est un excellent moyen de résoudre les surcoûts dus aux bureaux inoccupés. En effet, entre les RTT, les arrêts maladies, les congés payés et les employés qui choisissent de télétravailler, de nombreuses entreprises sont confrontées à la vacance des bureaux individuels.

De plus, lorsqu’une salle est uniquement dédiée aux réunions, elle devient inutile en dehors de ces moments. Organiser le flex desk dans sa boîte garantit un taux d’occupation des locaux à 100 % en toutes circonstances.