Développé au milieu du XXème siècle, le concept de l’open-space a provoqué un certain engouement ces dernières années. Il faut dire que les avantages sont nombreux. Cette organisation des bureaux améliore la communication entre les collaborateurs et la cohésion des équipes, réduit les coûts pour les entreprises…
Toutefois, comme les bureaux sont décloisonnés et l’espace partagé, il y a certains usages à respecter. Dans cet article, on fait le point sur les règles à suivre en open space.
La politesse, une règle élémentaire à suivre au bureau
Que l’on travaille en open-space ou dans des bureaux individuels, être poli est une règle fondamentale pour conserver de bonnes relations interpersonnelles dans le milieu professionnel.
En arrivant, on dit « BONJOUR » ; en quittant le bureau, on dit « AU REVOIR ». Pour certains, cela semble naturel ; pour d’autres, mieux vaut faire une piqûre de rappel.
La discrétion, une attitude à adopter en open space
L’open space est souvent critiqué pour le manque de concentration et les perturbations qu’il génère à cause du bruit, des déplacements, de la collectivité… Mais si tout le monde fait attention à ne pas être trop bruyant ou agité, ces inconvénients disparaissent. Autrement dit, en open-space, la discrétion est de rigueur !
Par exemple, pour passer un coup de téléphone personnel, on quitte le plateau, ce qui évite de déranger les collègues. On évite également de crier et de parler trop fort, d’interpeller des collaborateurs trop éloignés (préférez les appels et mails ou déplacez-vous), d’allumer la musique à fond sur son smartphone ou PC (utilisez plutôt des écouteurs)…
Il faut faire attention au bruit que l’on produit, mais aussi aux odeurs. Pour le bien-être de tous, en open space, on évite d’apporter du poisson ou des fromages bien faits pour le déjeuner, on attend la maison pour la séance vernis…
L’altruisme, règle basique pour bien se comporter en open space
De manière générale, le travail en open-space oblige à faire preuve d’altruisme. En effet, il faut toujours garder à l’esprit que l’on n’est pas seul et que d’autres personnes travaillent sur le même espace. Rester discret est une démonstration d’altruisme. Respecter les besoins des autres l’est également.
Si un collaborateur porte un casque antibruit ou des écouteurs, c’est certainement parce qu’il a envie d’être tranquille. Donc, on ne le dérange pas ! Lorsque l’on a envie de discuter, les voisins peuvent être en train de travailler.
On part alors bavarder en dehors de l’espace de travail, dans la salle de pause ou à la cafétéria par exemple. Si on veut allumer la climatisation, on s’assure que personne n’est sujet aux sinusites.
Et quand on est malade, là encore, on pense aux autres et on respecte rigoureusement les règles d’hygiène et de distanciation sociale pour ne pas contaminer toute l’équipe.
L’ordre, une règle d’or à suivre dans les bureaux partagés
Si chacun dépose son petit bazar sur son bureau, l’espace de travail risque de se transformer en brocante géante avant la fin de la journée. Pour garder un espace propice à la concentration et des bureaux bien ordonnés, les travailleurs doivent absolument ranger leurs effets personnels lorsqu’ils s’installent.
Boîtes, caissons, tiroirs… Les solutions de rangement pour les open-spaces sont nombreuses. Désencombrer l’espace permet d’améliorer le confort visuel de tous et, si les affaires sont stockées dans des armoires et caissons à clé, on se prémunit contre les vols.
L’intimité et la sérénité, à préserver pour s’adapter à la vie en open space
De nombreux professionnels travaillant dans des espaces partagés se plaignent régulièrement du sentiment d’être surveillé et du stress généré par la présence constante du groupe. Lorsque les bureaux sont ainsi décloisonnés, il est donc important de préserver son intimité.
Pour les allergiques à la foule, on peut installer des panneaux autour des bureaux. Pour protéger à la fois des regards et du bruit, on opte pour des cloisons acoustiques.
En tant qu’employeur, on peut créer des zones d’intimité pour aider les salariés à décompresser et à se recentrer. Si vous disposez d’un espace restreint, les cabines acoustiques sont parfaites pour offrir des bulles de sérénité à vos collaborateurs. Lorsque des couloirs, recoins et pièces restent disponibles, on peut y aménager des espaces d’alonement. Et dans les plus grandes entreprises, on aménage des petits salons de détente, une tisanerie, une bibliothèque…
