Depuis plus d’un an, en lien avec les nombreux confinements et mise en place de télétravail, les entreprises sont confrontées à de nouvelles façons de travailler, ce qui rend leurs aménagements de plus en plus complexes. 

L’aménagement de ses locaux n’est pas de tout repos. Il faut à la fois satisfaire les envies de certains tout en gardant à l’esprit les besoins d’autres collaborateurs… 

La solution à toutes ces problématiques est pourtant assez simple voire évidente. Afin d’aménager des bureaux dans lesquels l’ensemble de vos collaborateurs se sentiront bien, il peut être intéressant d’appliquer les principes de la co-construction.  

Kollori vous aide à y voir plus clair sur la manière de vous y prendre pour intégrer de manière participative vos collaborateurs dans un projet d’aménagement d’espaces professionnels. 

1/ Quels sont les bénéfices d’un aménagement de bureau participatif ? 

Les différents atouts d’intégrer vos collaborateurs au sein d’un tel projet que l’aménagement de votre entreprise présente plusieurs avantages comme : 

• Cela permet de fédérer vos équipes via le travail en collaboration et les nombreux échanges qui en découleront 

• Cela permet de créer une nouvelle “expérience utilisateur” de vos locaux, en fonction des nouvelles attentes de vos employés (en réaménageant vos locaux, vos collaborateurs vont pouvoir mieux se réapproprier les lieux auxquels ils auront pensé. De ce fait, ils prennent amplement possession des nouveaux lieux, et réinventent une toute nouvelle expérience de leur vie au travail.   
• Cela permettra à vos collaborateurs une sorte de “raison d’être” et encore plus de sens à l’entreprise 
• Cela permet d’obtenir un engagement pour votre entreprise et leur travail plus fort de la part de vos collaborateurs 

2/ Comment aménager vos bureaux de façon collaborative en 5 étapes 

Etape 1 : Informez vos collaborateurs en amont du projet 

Afin d’aménager vos locaux afin qu’ils satisfassent l’ensemble de vos collaborateurs vous devrez leur faire mettre la main à la pâte. 

Dans un premier temps, vous devrez en informer l’ensemble de vos collaborateurs de l’existence du projet de réaménagement de vos locaux ; du pourquoi du comment de ce projet. Mais surtout, vers où, ou quoi se dirige votre entreprise. 

Un projet d’aménagement participatif au sein d’une entreprise, fait naître une intelligence collective. 

Etape 2 : Avec le Design Thinking, créer des espaces offrant une expérience authentique 

En amont du projet, effectuez des réunions de cadrage avec les différentes parties prenantes “importantes” du projet. Comme par exemple la direction et autres pôles décisionnaires. Lors de ces premiers échanges, tous les collaborateurs ne seront pas conviés car l’objectif étant de se fixer rapidement sur la vision globale du projet souhaité, ainsi que de fixer tous les éléments négociables et non négociables du projet. 

Pour mener de la meilleure des manières possible votre projet, nous vous conseillons d’utiliser la méthode du design thinking, qui consiste à mettre les collaborateurs à la place d’utilisateurs finaux du produit / projet d’aménagement. 

Pour faire simple, le design Thinking est un peu comme ce que l’on pourrait définir comme un outil de réflexion axée sur l’humain. Il s’agit d’une méthode de travail et de pensée se composant en plusieurs petites séquences de travail.  

De ce fait, lors d’un projet d’aménagement de bureau, cette méthodologie permet entre autres d’avancer pas à pas en prenant compte des besoins des utilisateurs finaux c’est-à-dire les différents collaborateurs de l’entreprise. 

Ce procédé permet aussi une remise en question, ainsi qu’une redéfinition si besoin est, des différentes problématiques ; afin d’identifier des solutions et proposer d’autres alternatives. 

Etape 3 : Constituez différentes équipes 

Une fois vos collaborateurs mis au courant du projet d’aménagement de vos locaux, il faut procéder à la création de petit groupe de projet avec un chef de projet dans chaque équipe, qui remontera les informations importantes au restant de l’équipe. 

Etape 4 : Mettez en place des ateliers workshops 

Pour faire avancer plus rapidement la phase création, brainstorming de votre projet, vous devrez mettre en place des ateliers workshop. Ils permettront à vos employés à la fois de tester certains objets et outils, de voter pour les mobiliers qu’ils ont préférés.  

Par ailleurs, ces ateliers leur permettront d’avoir du concret ainsi qu’une visibilité d’ensemble sur le rendu plausible de vos locaux. Pour ce faire, il existe une pléthore d’exercices ludiques à mettre en pratique, comme par exemple, la création de tableaux de type “moodboard”. 

Etape 5 : Co-créer vos futurs espaces 

 Les dernières étapes du projet sont assez simples et ressemblent à celles de tout projet. 

A cette étape du projet, une fois leurs “habits de maître d’ouvrage” enfilé, vos collaborateurs pourront aisément échanger avec l’architecte, ou le contractant général.  

Les équipes de Kollori sont sûrs que l’exercice de la co-construction de vos locaux est de mettre l’immobilier au service de l’humain. 

De là, s’enchaîne les différentes étapes des travaux d’aménagement de vos futurs nouveaux locaux en passant par : 

• Les divers travaux d’aménagement et de rénovations de vos espaces professionnels 
• La création de nouveaux espaces de travail 
• Le choix du mobilier 
• L’agencement sur-mesure 

• La décoration de vos bureaux 

Une fois les travaux terminés, et la livraison passée, il est important d’effectuer un retour sur expérience sur les différentes étapes misent en place afin de non seulement de valoriser toutes les personnes ayant participé au projet, mais aussi garder en mémoire les éléments qui ont fonctionnés et ce qu’il ne faudra pas reproduire ou modifier à l’avenir. 

Etape 6 : Appliquez la méthodologie du “test & learn” 

Vers la fin de de votre projet d’aménagement de bureau de manière participative, vous pourrez utiliser la méthodologie du “test & learn”. C’est une méthode que nous apprécions et que nous utilisons chez Kollori ! 

Cette méthode réside dans le fait de lancer un projet ou un produit en prenant en compte les avis des utilisateurs finaux. Pour ce faire, le principe est assez simple, il vous faut tester une ou plusieurs idées et par la suite analyser ces tests afin de trouver la meilleure. 

C’est précisément lors de cette étape du projet que la méthodologie du “test & learn” est à mettre en place. C’est le moment du projet où l’on peut encore changer d’avis et se positionner différemment avant de finaliser le projet. 

Besoin d’accompagnement dans vos projets ? 

Vous souhaitez aménager ou réaménager vos locaux d’entreprise ? Nous sommes là pour ça ! Les experts de Kollori sont là pour vous aider !