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Comment aménager un espace de coworking dans ses bureaux ?

Le coworking est une manière pertinente de lutter contre l’isolement des travailleurs indépendants et des entrepreneurs. En partageant des bureaux et en échangeant au quotidien sur leurs activités, les entrepreneurs qui choisissent de travailler dans un espace de coworking peuvent bénéficier de locaux agréables et adaptés à leurs besoins tout en rencontrant des professionnels qui comme eux, créent leur entreprise ou travaillent en freelance par exemple.

Ce phénomène connaît actuellement une forte hausse. Ainsi, selon le cabinet Xerfi, plus de 200 espaces de coworking étaient ouverts en France en 2016 alors qu’en 2007, deux ans après leur création, il n’en existait que 75 dans le monde entier !

Un espace de coworking WeWork

Il s’agit d’une nouvelle forme de travail où les possibilités sont multiples et adaptées à notre époque hyperconnectée. Ouverts souvent très tard, les espaces de coworking permettent aux travailleurs d’organiser leur emploi du temps comme ils le désirent et d’avoir accès à un environnement propice au développement des idées créatives.

Phénomène plus récent : les entreprises aussi ont choisi d’investir dans un espace de coworking à mettre à disposition de leurs salariés ! Il ne s’agit plus uniquement d’une alternative efficace aux cafés et bibliothèques où les travailleurs pouvaient se rendre initialement, mais d’un réel modèle d’espace de travail qui pourraient convenir à de nombreux travailleurs, indépendants ou non.

Espace de coworking d’Innov8 à Chandigarh en Inde / Photographe : Innov8

Ainsi, les entreprises – selon leur taille et l’argent investi – proposent parfois à leurs employés de travailler d’un espace de coworking existant – une alternative au télétravail – afin de leur éviter de longs trajets, rendre les horaires de travail plus flexibles et leur permettre de s’organiser comme bon leur semble. Plus de liberté pour plus de bien-être au travail et plus d’efficacité.

Certaines entreprises, plus imposantes, telles que Coca-Cola ou Vodafone, ont quant à elles décider d’ouvrir leur propre espace de coworking pour réinventer le travail et lui donner une dimension mobile.

Dans cet article, nous vous proposerons des solutions pour aménager au mieux votre espace de coworking : qu’il soit destiné à des travailleurs indépendants ou aux employés d’une entreprise !

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Le mobilier dont vous aurez besoin pour un espace de coworking

Pour qu’un espace de coworking en soit vraiment un, il lui faut du mobilier adapté. Les besoins et envies des travailleurs n’étant pas les mêmes, il est important de proposer des bureaux adaptables et modulables : ainsi du mobilier léger et facile à déplacer sera pratique pour votre espace – cela facilitera également l’organisation de conférences ou d’événements.

De plus, l’échange doit être favorisé, des grandes tables en bois peuvent être la solution idéale pour inviter les travailleurs à discuter et partager leurs expériences.

Espace de coworking Endesa à Madrid, Espagne (3g Office)

Le choix des sièges ne doit pas être négligé. Ils doivent être confortables pour les longues heures passées dans les espaces de coworking. De plus, pourquoi ne pas proposer différentes formes de sièges : chaises hautes pour les réunions rapides, dynamiques et les prises de décision ; fauteuils moelleux pour la réflexion et libérer les idées et la créativité ; sièges confortables et ergonomiques pour assurer une bonne posture.

Pour permettre aux différents travailleurs de réaliser leurs projets, nous vous conseillons de proposer des espaces de travail différents et adaptés à tous les rythmes : cabines téléphoniques pour les appels professionnels, espaces pour les réunions, salons pour les moments de détente, grandes tables pour les échanges, bureaux individuels semi-fermés pour se concentrer…

Espace de coworking d’Innov8 à Chandigarh en Inde / Photographe : Innov8

Pour accueillir les nouveaux co-workers dans la bonne humeur, pourquoi ne pas également ajouter un espace d’accueil et quelques canapés. Au-delà du travail, les espaces de coworking doivent apporter un bien-être aux travailleurs.

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L'acoustique : un élément fondamental de votre espace de coworking

Comme nous le mentionnions, les espaces de coworking doivent s’adapter à tous les rythmes de travail. Bien que le partage et les échanges sont au cœur du phénomène, n’oublions pas que ces lieux doivent permettre à leurs utilisateurs de travailler efficacement sans être gênés par les discussions de leurs voisins et le bruit en permanence. L’acoustique est donc à prendre au sérieux.

Bureaux de Klique Desk à Bangkok (Thaïlande) / Photographe : Ketsiree Wongwan

Ainsi, pour les appels téléphoniques des travailleurs, pensez à installer des phone box, que nous vous présentions dans un précédent article, et qui seront une solution efficace pour éviter le bruit dans les locaux.

Les panneaux acoustiques à fixer aux murs ou aux plafonds sont également une solution incontournable. Confort et design seront au programme.

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Comment séparer l'espace ?

Comme différentes zones seront proposés aux utilisateurs, il est important de penser aux séparations à installer. Pour que les espaces de coworking gardent leurs avantages, les bureaux doivent être aérés, lumineux et design : ainsi, les séparations doivent être transparentes et mobiles.

Bureaux de De Burgemeester à Hoofddorp (Pays Bas) / Photographe : Peter Cuypers

Le plus possible il faut tout simplement les éviter. Pour cela, l’architecture intérieure des bureaux est à prendre en compte. Si différents recoins existent, les séparations seront naturelles et les coworkers pourront circuler librement et se sentir à leur aise dans l’espace.

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Comment aménager l'espace de détente

Aujourd’hui, les entrepreneurs, les travailleurs indépendants et même les salariés, souhaitent associer leur travail au bien-être. Les bureaux gris, cloisonnés et froids, ne sont plus du tout au programme.

Ainsi, au-delà de l’organisation des espaces de travail, il est nécessaire de réfléchir à celle des espaces de détente, jeux et restauration.

Bureaux de SI Start à Ljubljana en Slovénie / Photographe : Tanja Ristic

Pour la détente, pourquoi ne pas installer des canapés, des fauteuils aériens – directement accrocher au plafond -, un espace zen pour se détendre ou faire une courte sieste.

Pour les jeux, il est possible d’installer un babyfoot ou une table de ping-pong dans un espace éloigné de l’espace de travail pour ne pas perturber sa tranquillité.

Bureaux de Runway East, Londres (Angleterre) / Photographe : Thomas Fallon

Quant à l’espace de restauration, il dépendra de la taille du coworking mais il est possible d’installer un bar avec des encas sains pour les travailleurs après avoir au préalable créé des partenariats avec des start-up souhaitant présenter leurs produits.

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Concevoir une salle de réunion

Pour les réunions, pensez à installer des tableaux blancs pour collaborer efficacement. Pensez à prévoir des projecteurs pour les visioconférences, ainsi que des tables et des chaises.

Dans un coin, disposez des post-it et des feutres de couleur pour permettre aux travailleurs d’échanger et effectuer des sessions de brainstorming.

Bureaux de The Centre for Digital Innovation à Hull (Angleterre) / Photographe : Mark Kensett

Les espaces doivent être lumineux, les murs de préférence blancs et le matériel modulable pour permettre aux collaborateurs de travailler sans aucune contrainte.

Bureaux de Klique Desk à Bangkok (Thaïlande) / Photographe : Ketsiree Wongwan

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Des rangements pour les coworkers

Les espaces de coworking ne sont pas des bureaux comme les autres : de nombreux travailleurs peuvent les emprunter, sans forcément venir aux mêmes horaires ni travailler exactement à la même place.

Bureaux de Google Campus à Londres (Angleterre) / Photographe : Gareth Gardner

Pour leur éviter de déplacer leurs affaires à chaque fois, des casiers ou caissons individuels peuvent donc être installés. Le mot clé : flexibilité.

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La couleur, la décoration et le design

Pour l’atmosphère de votre espace de coworking, privilégiez le blanc pour une sensation d’ouverture et les couleurs chaleureuses et dynamiques telles que le rouge et l’orangé, des couleurs qui réveillent la créativité.

Bureaux de The Trempery – Londres (Angleterre) / Photographe : Joshua Tucker

Pour les matériaux, pensez à la fois au design et à la modernité avec du verre ou du bois. Pour éviter l’uniformité, créez des espaces différents : chacun peut avoir sa propre personnalité.

Du verre, du blanc et des touches de couleurs pour les salles de réunion, du bois et des couleurs chaleureuses pour les espaces de détente et d’échanges et pourquoi pas des plantes et des couleurs zen (comme le bleu et le vert) pour l’espace où les utilisateurs pourront se reposer.

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Le point sur les normes à respecter

Bien que vous soyez libres sur l’organisation et l’agencement de votre espace de coworking, certaines règles sont importantes à respecter. Vérifiez que le bâtiment soit rénové et adapté à l’aide d’un architecte ou d’un bureau d’études.

Bureaux de Neuehouse à New York (Etats Unis) / Photographe : Eric Laignel

A partir du moment où vous choisirez d’ouvrir un tel espace, il sera considéré comme un ERP (établissement recevant du public) et devra ainsi suivre des règles de sécurité : plus l’espace sera grand, plus les normes seront importantes.

Au menu : un travail sur les issus de secours, sur l'accessibilité aux personnes handicapées, des normes anti-incendie, etc... Renseignez-vous au préalable.

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Quels éléments informatiques à installer

Vos utilisateurs auront un point commun : ils seront hyperconnectés. Qu’ils travaillent à distance de leur entreprise ou qu’ils créent la leur, une bonne connexion Internet ainsi que du matériel informatique dernier cri leur seront plus que nécessaires.

Pensez à installer des imprimantes, scanner, des rétroprojecteurs, de nombreuses prises électriques. Les petits plus : des chargeurs en libre-service en cas de petit oubli ou des tablettes en salle de réunion.

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Les plus de certains coworkings

Bien sûr vous pouvez penser à d’autres idées pour aménager vos locaux : un studio photo, un fablab, un piano, un espace sportif (tapis de course, sac de boxe…), des poufs ou hamac…A vous d’imaginer le bureau de vos rêves...

Bureaux de WeWork Yanping Lu à Shanghai (Chine) / Photographe : Dirk Weiblen

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